Как сделать слияние документов в Word

Открытый урок «Функция слияния в программе MS Word»

  • Вепрева Светлана Владимировна, преподаватель информатики

Разделы: Информатика

Цель урока:

Задачи урока:

Тип урока: комбинированный (объяснение нового материала, компьютерная практическая работа, тестирование)

Оснащение урока:

Техническое оснащение урока:

Ход урока

I. Актуализация знаний

Слияние применяется в тех случаях, когда необходимо создать набор однотипных документов, каждый из которых содержит уникальные элементы.

II. Введение нового материала

Представим ситуацию:

У Вас фирма. Нам необходимо поздравить с новым годом наших партнеров, работающих в других фирмах. В случае, если количество поздравляемых большое и мы хотим регулярно общаться с ними, процедура слияния будет выгодным решением нашей задачи.

Информацию в посылаемом письме условно можно разделить на общую и индивидуальную. Если данные о наших партнерах хранятся в определенном месте, то эти данные можно вставлять в поля слияния (помечено звездочками).

2.1. Создаем основной документ в MS Word (Презентация — слайд 3)

2.2. Начинаем процедуру слияния

2.2.1. Процедура слияния вызывается в «Microsoft Word» через меню Рассылки/Начать слияние, в результате пользователю на первом шаге предлагается выбрать варианты слияния. После создания основного документа выбираем меню Рассылки —> Начать слияние —> Пошаговый мастер слияния (Презентация — Слайд 4-5)

2.2.2. Индивидуальные данные письма (помечено звездочками) должны храниться в определенном месте и порядке.

Данные об одном объекте называют записью. Данные одного и того же типа называют полем. (Презентация — Слайд 5)

В нашем примере мы будем использовать данные из таблицы 1.

Таблица 1

2.2.3. Создаем источник данных для письма.

Если источник данных еще не создан, то можно либо создать его средствами Microsoft Word, либо получить данные для слияния из другого источника, например, рабочей книги.

Для создания источника средствами Microsoft Word нужно в окне слияния Этап 3 —> Выбор получателей —> Создание списка —> Создать, в раскрывшемся списке выбрать Настройка столбцов (Презентация — слайд 7)

Далее необходимо определить структуру источника данных, т.е. название полей. Название полей можно удалять, добавлять и изменять.

После этого дать источнику данных имя, отличное от имени основного документа. В этом файле будет храниться текст источника данных.

Для нашего задания мы отредактировали название полей в соответствии с таблицей 1. В результате окно редактирования полей должно выглядеть так, как показано на рисунке 1.

Рисунок 1

Следующим шагом является ввод данных о наших партнерах в соответствующем окне (рисунок 2)

Рисунок 2

Введя сведения о партнерах и находясь в основном документе с помощью панели Слияние в документ добавляются нужные поля. Причем в документе отражаются лишь названия полей. (Рисунок 3)

2.2.4. В документ вместо звездочек заносим наименование полей и завершаем этап слияния. (Презентация — слайд 9,10).

В результате должны получить 5 готовых писем. (Презентация — слайд 11)

III. Подведение итогов урока

Выполнение теста (приложение 1)