Масштабирование бизнеса и открытие нового филиала — это всегда стресс-тест для административной и технической команды компании. В этом процессе цифровая среда неразрывно связана с физической организацией пространства. Ошибка на этапе планирования может привести к тому, что в день открытия сотрудники не смогут войти в CRM-систему из-за проблем с сетью, или же работа встанет из-за отсутствия банальных расходников.
Подготовка офиса «под ключ» требует синхронной работы IT-отдела и административно-хозяйственной службы (АХО). Ведь эффективность менеджера зависит не только от скорости работы 1С или CRM, но и от того, насколько грамотно организовано его рабочее место. Пока системные администраторы занимаются закупкой лицензий и настройкой серверов, офис-менеджеры должны позаботиться о бытовом комфорте: заказать мебель, воду и канцелярские товары оптом, чтобы к моменту перерезания красной ленточки каждый принтер был заправлен, а на каждом столе лежали необходимые для работы принадлежности.
Ниже представлен подробный чек-лист, который поможет систематизировать хаос открытия и не упустить важные детали — от софта до скрепок.
1. Аудит помещения и проектирование IT-инфраструктуры
Прежде чем закупать компьютеры, необходимо понять, как они будут связаны между собой. На этапе «голых стен» решаются вопросы, которые потом исправить будет дорого или невозможно.
-
Прокладка локальной сети (SCS): Не надейтесь только на Wi-Fi. Стационарные ПК и сетевые принтеры требуют кабельного подключения для стабильности. Рассчитайте количество портов с запасом 20-30%.
-
Серверная комната: Если филиал крупный, выделите охлаждаемое помещение под серверное оборудование.
-
Электропитание: Проверьте наличие розеток. Золотой стандарт — блок из 3-4 розеток на каждое рабочее место (системный блок, монитор, телефон, зарядка гаджетов).
2. Программное обеспечение: Базовый пакет (Must Have)
Это ядро работы филиала. Закупка лицензий должна происходить за 2–3 недели до открытия, так как корпоративное лицензирование (Volume Licensing) может занимать время.
Операционные системы и офисные пакеты:
Решите, будете ли вы использовать коробочные версии (что редкость сейчас) или подписки (SaaS). Для филиалов часто выбирают облачные решения (Microsoft 365, Google Workspace), так как они упрощают администрирование удаленных офисов. Убедитесь, что версии ОС (например, Windows 10/11 Pro) поддерживают ввод в домен вашей организации.
Безопасность (Antivirus & DLP):
Новый филиал — это новый периметр уязвимости.
-
Установите корпоративный антивирус с единой консолью управления.
-
Настройте DLP-системы (защита от утечек информации), чтобы контролировать, какие данные покидают новый офис.
Учетные системы и CRM:
Настройте доступ к общей базе данных (1С, SAP, Битрикс24, AmoCRM). Важно проверить ширину интернет-канала: если ERP-система «тяжелая» и находится в центральном офисе, филиалу потребуется стабильный и быстрый VPN-канал.
3. Оргтехника и периферия: интеграция в сеть
Выбор принтеров и МФУ сейчас напрямую зависит от ПО, которое вы используете. Современный офис требует машин, поддерживающих сетевое сканирование в папки пользователей или на email.
-
Сетевые МФУ: Рассчитывайте нагрузку. Для отдела продаж нужен скоростной лазерный аппарат, для бухгалтерии — устройство с дешевым оттиском.
-
Системы ЭДО: Даже если вы стремитесь к безбумажному офису, вам понадобятся потоковые сканеры для оцифровки входящей первичной документации.
-
Телефония: IP-телефония — стандарт де-факто. Заранее настройте виртуальную АТС, закупите IP-телефоны или качественные гарнитуры, если используются софтфоны.
4. Организация рабочих мест сотрудников
Когда софт установлен, а сеть проложена, начинается этап физического обустройства. Здесь важно соблюсти эргономику. Продуктивность работы в офисных программах падает, если монитор стоит под неправильным углом или у мыши слишком короткий провод.
Что включить в чек-лист рабочего места:
-
Мониторы: Для работы с таблицами Excel и CRM лучше использовать два монитора или один широкоформатный.
-
Периферия: Клавиатуры и мыши. Для опен-спейсов лучше закупать бесшумные модели.
-
Организация пространства: Лотки для документов, подставки под мониторы, кабель-менеджмент (чтобы провода не валялись под ногами).
5. Корпоративные сервисы и коммуникация
Запуск филиала невозможен без настройки каналов связи с головным офисом.
-
Мессенджеры и видеосвязь: Установите и авторизуйте сотрудников в корпоративном мессенджере (Slack, Teams, Telegram). Проверьте работу камер и микрофонов для проведения планёрок в Zoom.
-
Файловый сервер/Облако: Настройте права доступа. Новый сотрудник филиала должен видеть только те папки, которые касаются его работы.
-
Система Service Desk: Установите агенты для удаленной техподдержки (TeamViewer, AnyDesk или корпоративные аналоги). В первую неделю работы у сотрудников будет много вопросов («не печатает принтер», «забыл пароль»), и сисадмины должны иметь возможность подключиться мгновенно.
6. Финальное тестирование (День «Ноль»)
За 24 часа до официального открытия проведите нагрузочное тестирование. Это имитация рабочего дня, когда проверяются все системы.
Чек-лист проверки:
-
Логин в домен: Все учетные записи созданы и активны?
-
Почта: Письма уходят и приходят? Подписи в Outlook настроены по брендбуку?
-
Печать: Пробная страница печатается со всех компьютеров?
-
Интернет: Скорость соответствует тарифу? Работает ли резервный канал связи?
-
Бэкапы: Настроено ли резервное копирование локальных данных филиала?
Итого
Открытие филиала — это сложный проект, где технологии переплетаются с логистикой. Успех зависит от детализации плана. Если вы заранее продумали, как будут взаимодействовать программные комплексы, настроили права доступа и не забыли обеспечить сотрудников всем необходимым — от мощных ПК до бумаги в принтере, — запуск пройдет гладко. Помните, что простой из-за неработающего интернета или отсутствия картриджа в первый же день может стоить компании репутации и потерянных клиентов. Автоматизируйте процессы настройки там, где это возможно, и держите руку на пульсе в первые дни работы нового офиса.
