Функция автозавершения Excel позволяет легко вводить один и тот же текст в несколько ячеек. Используя автозавершение, введите несколько первых букв вашей записи в ячейку, и Excel автоматически завершит ее на основе других записей, которые вы уже сделали в столбце. В дополнение к уменьшению количества текста, который необходимо набирать, эта функция гарантирует, что ваши записи будут внесены правильно и согласованно.
Рассмотрим, как это работает. Предположим, вы вводите информацию о продукте в столбец. Один продукт называется «сахар-песок». Первый раз, когда вы вводите Сахар-песок в ячейку, Excel запоминает эту запись. Позже, когда вы начнете набирать слово Сахар в этом столбце, Excel распознает слово по нескольким первым буквам и завершит его ввод за вас. Просто нажмите Enter, и все готово.
Автозавершение также изменяет регистр букв автоматически. Если начать ввод со слова сахар (со строчной буквой «с») во второй записи, Excel сделает букву «с» прописной в соответствии с предыдущей записью в столбце.
Если столбец содержит несколько записей, которые соответствуют первым нескольким символам, Excel не отобразит предложение по автоматическому завершению, пока новая запись не будет соответствовать одной из старых однозначным образом. Например, если столбец также содержит продукт под названием «сахар-рафинад», автозавершение не будет реализовано, пока вы не введете либо первую букву слова «песок», либо первую букву слова «рафинад».
Вы также можете получить доступ к ориентированной на использование мыши версии автозавершения, щелкнув правой кнопкой мыши на ячейке и выбрав в контекстном меню пункт Выбрать из раскрывающегося списка. Excel отобразит список, в котором содержатся все записи в текущем столбце. Остается просто выбрать ту, которую вы хотите (рис. 32.1).
Вы даже можете получить доступ к списку с клавиатуры: нажмите Shift+F10 для отображения контекстного меню, а затем нажмите клавишу К (горячую клавишу для команды Выбрать из раскрывающегося списка). Используйте кнопки со стрелками, чтобы сделать свой выбор, и нажмите Enter.
Имейте в виду, что функция автозавершения работает только в пределах смежных столбцов ячеек. Если у вас есть, например, пустая строка, автозавершение будет анализировать только содержимое ячеек под пустой строкой. Если функция автозавершения покажется вам отвлекающей, ее можно отключить в разделе Дополнительно диалогового окна Параметры Excel (выберите Файл ► Параметры). Флажок Автозавершение значений ячеек находится в области Параметры правки.
