Довольно трудно обнаружить нужную информацию на рабочем листе с большим количеством данных. Однако диалоговое окно Найти и заменить позволяет значительно упростить процесс поиска информации. Кроме того, оно обладает некоторыми полезными функциями, о чем многие пользователи не догадываются. Выполните команду Главная ► Редактирование ► Найти и выделить ► Найти (или нажмите Ctrl+F), чтобы открыть диалоговое окно Найти и заменить. Если вам нужно заменить данные, то выберите команду Главная ► Редактирование ► Найти и выделить ► Заменить (или нажмите Ctrl+H). От того, какую именно команду вы выполните, зависит, на какой из двух вкладок откроется диалоговое окно.
Если в открывшемся диалоговом окне Найти и заменить нажать кнопку Параметры, то отобразятся дополнительные параметры поиска информации (рис. 21.1).
Во многих случаях лучше в поиске задавать не точный, а приблизительный текст, например настенные ключницы. Например, чтобы найти данные по клиенту Иван Смирнов, вы, конечно, можете ввести в поисковое поле точный текст. Однако вполне вероятно, что вы ничего не найдете, так как вы могли ввести имя клиента по-другому, например ИванСмирнов или И. Смирнов, или даже допустили ошибку в фамилии. При поиске такого имени лучше всего использовать подстановочные знаки.
Введите ив*смир* в поле Найти, а затем нажмите кнопку Найти все. Использование подстановочных знаков не только позволяет уменьшить количество вводимых слов, но и гарантирует, что вы найдете данные по клиенту, если они имеются на этом рабочем листе. Конечно, в результатах поиска могут содержаться не отвечающие цели вашего поиска записи, но это лучше, чем ничего.
При поиске с помощью диалогового окна Найти и заменить можно использовать два подстановочных знака:
- ? — соответствует любому символу;
- * — соответствует любому количеству символов.
Кроме того, данные подстановочные символы можно также применять при поиске числовых значений. Например, если в строке поиска задать 3*, то в результате отобразятся все ячейки, которые содержат значение, начинающееся с 3, а если вы введете 1?9, то получите все трехзначные записи, которые начинаются с 1 и заканчиваются 9.
Для поиска вопросительного знака или звездочки поставьте перед ними символ тильды (~). Например, следующая строка поиска находит текст *NONE*: -*N0NE~* Чтобы найти символ тильды, поставьте в строке поиска две тильды.
Если вам кажется, что поиск работает неправильно, проверьте три следующие настройки (которые иногда изменяются сами по себе).
- Флажок Учитывать регистр — установите его, чтобы регистр искомого текста совпадал с регистром заданного текста. Например, если вы зададите в поиске слово иван и установите указанный флажок, то слово Иван в результатах поиска не отобразится.
- Флажок Ячейка целиком — установите его, чтобы найти ячейку, которая содержит в точности тот текст, который указан в строке поиска. Например, набрав в строке поиска слово Excel и установив указанный флажок, вы не найдете ячейку, содержащую словосочетание Microsoft Excel.
- Раскрывающийся список Область поиска — список содержит три пункта: значения, формулы и примечания. Например, если в строке поиска вы зададите число 900 и в раскрывающемся списке Область поиска выберете пункт значения, то в результатах поиска вы не увидите ячейку, содержащую значение 900, если оно получено при использовании формулы.
Помните, что поиск осуществляется в пределах выбранного диапазона ячеек. Если нужно выполнить поиск по всему листу, то, прежде чем начать искать, выделите только одну ячейку.
Кроме того, учтите, что с помощью окна Найти и заменить нельзя найти отформатированные числовые значения. Например, если в строку поиска вы введете $5*, то значение, к которому применено денежное форматирование и которое выглядит как $54.00, не будет найдено.
Работа с датами может оказаться непростой, поскольку Excel поддерживает очень много форматов дат. Если вы ищете дату, к которой применено форматирование по умолчанию, Excel находит даты, даже если они отформатированы различными способами. Например, если ваша система использует формат даты m/d/y, строка поиска 10/*/2010 находит все даты в октябре 2010 года, независимо от того, как они отформатированы.
Используйте пустое поле Заменить на, чтобы быстро удалить какую-нибудь информацию на рабочем листе. Например, введите — * в поле Найти и оставьте поле Заменить на пустым. Затем нажмите кнопку Заменить все, чтобы Excel нашел и убрал все звездочки на листе.
