Как быстро сделать содержание в Word

Очень часто, когда мы открываем книгу, то в первую очередь ищем страницы оглавления. Такой подход помогает найти необходимую информацию намного быстрее, чем если бы нам пришлось перелистывать все страницы. Наверное, именно поэтому, в каждой книге имеется содержание. С документами Word все немного по-другому. Далеко не каждый документ имеет содержание, но в этом и нет смысла. Зачем создавать содержание, если весь текст умещается на одной или двух страницах. Но есть документы, для которых содержание должно быть обязательно или как минимум предпочтительно.

Содержание

  1. Для каких документов нужно создавать содержание
  2. Как сделать содержание в Word
  3. Как работать с содержанием

Для каких документов нужно создавать содержание

Все мы знаем, что Word используется для большего числа текстовых документов. Его использование охватывает и рефераты для студентов и школьников, и контрольные и расчетно-графические работы, и дипломы с диссертациями. Но не только в образовании используют ворд, в офисах его используют для подготовки отчетов, планов, инструкций и т.д. Так вот, большая часть всех этих документов, может бить куда большего размера чем 10 листов. Некоторые дипломы достигают сотни страниц. И очень плохо, когда для громадного документа не сделано содержание. Именно поэтому содержание нужно делать, не задумываясь, для любого среднего или большого документа, который можно разбить на логические разделы. Кроме оглавления в перечисленных документа полезно использовать и сноски. О них можно почитать здесь.

Как сделать содержание в Word

Я видел документы со сделанным содержанием в ручную. Но у такого подхода есть ряд существенных недостатков. К главным недостаткам относится необходимость к ручному сопровождению содержания. После каждого редактирования нужно проверять, а не сбились ли страницы к разделам, не произошло ли смещение подразделов. Другими словами содержание, сделанное в ручную — это морока на весь период работы с документом.

Понимая это, разработчики Word предусмотрели возможность создавать содержание документа автоматически. Для того, чтобы можно было сделать содержание в Word автоматически нужно следовать одному важному условию — все разделы и подразделы создавать как элементы оформления!

Сделаем содержание документа по шагам.

Во-первых. Как вы видите, данная статья состоит из трех разделов. Выделим названия наших заголовков и присвоим им стиль текста «Заголовок».

Установить стиль текста Заголовок

Теперь, когда мы выполнили главное условие, мы можем приступить к редактированию документа. Стоит заметить, если у нас появится новый раздел, то и ему нужно сделать стиль текста «Заголовок».

Во-вторых. Я обычно делаю содержание на отдельном листе, не важно, это первый или последний, Word во всех случаях посчитает правильно страницы.

Сделать содержание - выбор вида оглавления

Переходим на панель инструментов «Ссылки» и видим самый первый пункт «Оглавление». Нажав на оглавлении мы увидим предлагаемые варианты. Советую выбрать любое автоматическое оглавление. В этом случае машина сама соберет все заголовки и подзаголовки в содержание для документов. При этом сама и проставит номера страниц, на которых находятся соответствующие разделы.

Автоматически сгнерированно оглавление

Результат автоматического содержания хорошо виден на следующем изображении.

Как работать с содержанием

Работа с имеющимся содержанием очень простая. Главное помнить следующее правило

Если редактировали документ, то нужно выбрать имеющееся оглавление и обновить! Или Удалить текущее содержание и сформировать новое.

Для того, чтобы обновить текущее содержание нужно:

  1. Выделить его;
  2. Вызвать контекстное меню и выбрать пункт «Обновить поле»;
    Редактирование содержания

    Редактирование содержания

  3. После этого появится диалоговое окно «Обновление оглавления». В нем мы выбираем нужный вариант обновления: только номера страниц или оглавление целиком.
Обновленние информации в оглавлении

Вот как бы и все. Могу пожелать не забывать делать содержания в Word, тем более что есть такие прекрасные автоматические возможности.