Как поменять столбцы местами в Word

предыдущая статья серии

© Светлана Шляхтина © Статья была опубликована в КомпьютерПресс, 4'2004

Большая часть офисных задач решается на компьютере в среде MS Office, и прежде всего в Word, Excel, Outlook и PowerPoint. Для работы с этими приложениями вполне достаточно минимальных знаний, однако во многих ситуациях дополнительные приемы помогут сэкономить массу времени и усилий. На некоторых способах повышения эффективности работы в вышеуказанных программах мы и остановимся в данной статье.

Нумерованный список с русскими буквами

По умолчанию Word позволяет сделать нумерованный список вида a) b) c) d). Если вы предпочитаете вариант а) б) в) г), то выделите предполагаемый список обычным образом, щелкните правой кнопкой мыши и вызовите команду Список=>Нумерованный. Затем выберите список вида a) b) c) d), щелкните на кнопке Изменить и в разделе Нумерация укажите нужный вариант списка (рис. 1).

Рис. 1. Изменение способа нумерации списка

Иногда при печати, например, тексов песен, в которых строчки зачастую повторяются, необходимо бывает выделить фигурной скобкой сразу несколько строк текста и указать число их повторов. Удобнее сделать это, разместив текст в отдельных надписях с белыми границами и затем сгруппировав надписи с фигурной скобкой (рис. 2). В таком случае перемещение фрагментов при дальнейшей работе с текстом не составит ни малейшего труда.

Рис. 2. Фрагмент текста песни, выделенный фигурной скобкой

Вставляемые в документ рисунки, диаграммы и таблицы принято нумеровать и подписывать. Сделать это очень просто: выделите рисунок (диаграмму или таблицу), щелкните правой кнопкой, выберите команду Название и определите вариант обозначения рисунков, щелкнув по кнопке Создать (рис. 3). При необходимости измените положение подписи и особенности нумерации. Правда, эту процедуру придется проделывать для каждого рисунка.

Рис. 3. Определение варианта подписи рисунка

Как правило, при перемещении или изменении размеров нарисованных в программе Word фигур клавишами не пользуются, но в ряде случаев целесообразно применение Ctrl и Shift. Например, попробуйте перетащить какой-либо рисунок при нажатой клавише Shift вверх или вниз — он перемещается строго по той линии, на которой находился изначально. Если же при нажатой клавише Shift нажать еще и Ctrl, то рисунок скопируется, а полученная копия будет находиться под оригиналом по вертикали или горизонтали.

Быстрое форматирование

Если вам необходимо быстро изменить какие-то параметры форматирования документа (например, поменять размер или фонт шрифта), то лучше всего просто изменить соответствующий стиль. Однако бывает, что документ набран без использования стилей или требуемые изменения касаются нескольких стилей одновременно. В этом случае воспользуйтесь возможностями замены. Вызовите команду Правка=>Заменить и щелкните на кнопке Больше, чтобы открыть окно замены в полном варианте. На вкладке Найти щелкните на кнопке Формат и укажите признаки искомого текста, например выбрав из всплывающего меню команду Шрифт и установив параметры шрифта Times New Roman 12 (рис. 4). Перейдите на вкладку Заменить, вновь щелкните на кнопке Формат и, выбрав из всплывающего меню команду Шрифт, установите параметры для замены Times New Roman 11 (рис. 5). Для осуществления замены щелкните на кнопке Заменить все.

Рис. 4. Вкладка Найти с установленными параметрами поиска

Рис. 5. Вкладка Заменить с установленными параметрами замены

При решении ряда задач бывает необходимо сконвертировать большие группы файлов, созданных в программе Word, в обычный текст, то есть получить файлы с расширением TXT. Если речь идет о паре файлов, то подобную операцию несложно произвести вручную, открывая каждый из файлов в Word и сохраняя как текст. Но если таких файлов десятки или сотни, то процесс лучше автоматизировать.

Рис. 6. Результат работы DOC2TXT — в папке с документами появились текстовые копии обработанных файлов

Транспонирование (перевертывание) таблицы

Превращая столбы в строки или наоборот, иногда можно добиться большей компактности и четкости таблицы, но, увы, в редакторе Word такая возможность отсутствует. Можно, конечно, вручную поменять местами столбцы и строки путем нудного копирования и вставки, но это долго и неудобно, а к тому же есть и другие варианты.

Рис. 7. Исходная таблица
Рис. 8. Специальная вставка с транспонированием таблицы
Рис. 9. Результат вставки таблицы после транспонирования в Excel
Рис. 10. Результат вставки транспонированной таблицы в Word

Есть и еще один способ, который, однако, дает не столь качественный результат. К нему стоит прибегать только в том случае, если вы твердо уверены, что корректировка скопированной в Excel таблицы окажется очень длительной и трудоемкой. Специальным образом подготовив таблицу в Word, нужно скопировать ее в буфер обмена, затем вставить как рисунок с помощью команды Специальная вставка и повернуть нужным образом. Следует иметь в виду, что результат преобразования таблицы в рисунок, как правило, оказывается не слишком хорошим — часть границ таблицы исчезает, и потом их приходится рисовать вручную. Кроме того, превратив таблицу в рисунок, вы лишитесь в дальнейшем возможности ее правки, поэтому данные манипуляции можно применять только к окончательному варианту таблицы. Для реализации данного способа выделите таблицу и поверните в ней текст командой Формат=>Направление текста (рис. 11). Затем установите желаемую ширину строк и столбцов, скорректируйте выравнивание в ячейках и поменяйте строки местами таким образом, чтобы верхняя строка переместилась вниз, вторая строка сверху оказалась на втором месте снизу и т.д. (рис. 12).

Рис. 11. Изменение направления текста в ячейках

Рис. 12. Окончательный вид таблицы перед преобразованием ее в рисунок

Рис. 13. Вставка таблицы в качестве рисунка

Теперь останется выделить таблицу и повернуть ее, воспользовавшись командой Действия=>Повернуть/Отразить=>Повернуть вправо из панели инструментов Рисование (рис. 14).

Рис. 14. Результат транспонирования таблицы, превращенной в рисунок

Рис. 15. Нажатие кнопки Транспонировать таблицу
Рис. 16. Результат быстрого транспонирования таблицы

Ускорение математических вычислений

Обычно вычисления проводят в программе Excel, а затем полученные результаты копируют в Word-документ. Если такой порядок дел вас не устраивает и вы предпочитаете выполнять вычисления прямо в Word, то лучше расширить встроенные возможности вычислений Word за счет программы-макроса SumsBox для Microsoft Word 2000/XP (http://www.sumsbox.nm.ru/sumsbox.zip, условно-бесплатная, стоимость регистрации — 5 долл., 458 Кбайт). Эта программа представляет собой своеобразный калькулятор для проведения расчетов в выделенных ячейках таблицы c возможностью их автоматического заполнения, а также для вычисления введенного выражения. SumBox рекомендуется для ускорения офисных, инженерных, бухгалтерских или других расчетов. Вызов главного окна утилиты осуществляется из меню Word командой Сервис=>Расчеты.

Рис. 17. Исходная таблица для вычисления суммы по столбцу
Рис. 18. Результат суммирования по столбцу

Аналогичным образом осуществляется суммирование по строке, только вместо переключателя к должен быть установлен переключатель с (рис. 19).

Рис. 19. Результат суммирования по строке

Рис. 20. Исходная таблица для автозаполнения столбца
Рис. 21. Результат автозаполнения столбца

Формулы вычислений могут быть самыми разными. Рассмотрим еще один пример автозаполнения (рис. 22), в котором будет вычисляться строка Остаток. Выделите все строки, участвующие в вычислениях (строки Приход, Продано, Списано, Остаток), нажмите кнопку Обновить, установите переключатель с, составьте выражение вида: "с1-с3-с3>>с4", выбирая названия строк мышью в окне Список строк, а потом нажмите кнопку Рассчитать. В строке Остаток будут даны результаты вычислений (рис. 23).

Рис. 22. Исходная таблица для автозаполнения строки

Рис. 23. Результат автозаполнения строки

Рис. 24. Результаты числа прописью

MS Excel

Диаграмма на несколько листов

При печати диаграммы на одном листе иногда бывает сложно разобрать отдельные ее элементы. В этом случае можно напечатать диаграмму на нескольких листах. При этом имейте в виду, что если диаграмма выделена (что часто практикуется при печати диаграммы), то распечатать ее на нескольких листах не удастся. Поэтому снимите с диаграммы выделение и выделите все ячейки, которые она занимает, включая выступающие из-под нее. Затем определите область печати командой Файл=>Область печати=>Задать, выберите команду Файл=>Печать, щелкните на кнопке Свойства и проверьте, убран ли флажок Уместить на странице. Щелкните на кнопке Просмотр и убедитесь, что диаграмма будет печататься на нескольких страницах.

Предположим, в таблице имеется какой-либо столбец чисел (в нашем примере это столбец E), среди которых нужно суммировать, например, только положительные значения (рис. 25). Для таких случаев в Excel предусмотрена специальная функция СУММЕСЛИ(диапазон;критерий;диапазон_суммирования), где диапазон — это диапазон вычисляемых ячеек, критерий — определение суммируемых ячеек, а диапазон суммирования — фактические ячейки для суммирования.

Рис. 25. Исходная таблица

Рис. 26. Результат вычисления суммы положительных чисел

Гиперссылки в Excel

Как правило, гиперссылки в Excel используются для перехода на другую книгу. Но не менее интересно воспользоваться ими при подготовке, скажем, иллюстрированных прайсов с товарами, щелкая на названиях которых можно увидеть сам продукт, причем изображения будут просматриваться в запускаемом по умолчанию просмотрщике, например в ACDSee (рис. 27).

Рис. 27. Просмотр изображения при щелчке по ссылке

Рис. 28. Добавление гиперссылки

Сложная сортировка

Допустим, у вас имеется таблица со столбцом IP-адресов, по которым ее нужно отсортировать (рис. 29), но результат обычной сортировки IP-адресов оказывается далеким от истины (рис. 30).

Рис. 29. Исходная таблица

Рис. 30. Результат сортировки по столбцу A

Рис. 31. Определение разделителя
Рис. 32. Внешний вид таблицы после разбиения текста по столбцам

Затем отсортируйте данные с помощью команды Данные=>Сортировка по столбцу E и соедините данные из столбцов B, C, D и E обычным образом (рис. 33). Промежуточные столбцы после этого можно удалить.

Рис. 33. Результат сцепления столбцов B, C, D и E

По умолчанию посредством протяжки в Excel можно расставить по порядку номера, названия дней недели и дней месяца, разнообразные даты. Однако в реальной работе с аналогичными списками (с номерами подразделений, номерами или названиями учебных заведений и пр.) приходится сталкиваться постоянно, причем каждый раз их нужно набирать вручную.

Рис. 34. Ввод элементов списка
Рис. 35. Вставка элементов списка путем протяжки

Копирование чисел с точками

Согласно ГОСТ дробные числа принято писать через запятые. Однако этому правилу следуют далеко не во всех странах, и поэтому при копировании информации, например статистических и прочих данных из Интернета в Excel, такие числа воспринимаются программой как даты. Попытка установить после копирования в ячейках формат даты ничего не дает — полученные числа оказываются искаженными.

Рис. 36. Окно Специальной вставки

Автоматическое заполнение столбцов у связанных листов

Предположим, что на первом и втором листах книги Excel имеются данные, которые связаны между собой через какой-то столбец (рис. 37, 38) — в данном примере это столбец Инвентарный номер.

Рис. 37. Общий вид Листа 1

Рис. 38. Исходные данные на Листе 2

Рис. 39. Результат вычислений на Листе 2

Однако выполненные нами действия еще не приведут к решению проблемы, требующей автоматического заполнения столбцов на Листе 2 по мере ввода новых данных на Листе 1. Дело в том, что формулы на Листе 2, скопированные на незаполненные на Листе 1 строки, будут выдавать сообщения об ошибках (рис. 40).

Рис. 40. Появление сообщений об ошибках

Рис. 41. Появление нулей в ячейках, для которых отсутствуют данные

Теперь останется установить условный формат с целью вывода нулей белым цветом, на Листе 2 выделив столбцы B и C и воспользовавшись командой Формат=>Условное форматирование (рис. 42). В итоге нули временно станут печататься белым цветом, а по мере заполнения данных на Листе 1 они будут трансформироваться в соответствующие значения с Листа 1, но уже черного цвета.

Рис. 42. Настройка условного форматирования

Введенные в таблицах данные периодически меняются, причем коррективы часто приходится вносить в большое количество записей, заменяя названия улиц в справочнике адресов, меняя номера в телефонном справочнике в связи со сменой АТС или с переходом к семизначным телефонным номерам и пр. Если такие замены производятся по некоторому закону, то этот процесс лучше автоматизировать.

Рис. 43. Исходный телефонный справочник

Задача заключается в том, чтобы идентифицировать первые две цифры номера телефона (они соответствуют номеру АТС) и поставить перед ними одну дополнительную цифру. За один прием это сделать не удастся — не хватает возможностей у функции ЕСЛИ(лог_выражение;значение_если_истина;значение_если_ложь). Поэтому создадим вспомогательные столбцы, число которых соответствует количеству АТС (в данном случае — три столбца), и воспользуемся функцией ЕСЛИ, задачей которой будет при нахождении нужного двузначного номера формировать в соответствующей ячейке дополнительного столбца новый трехзначный номер, а в противном случае просто пропускать ячейку — для этого здесь имеется печать пустых кавычек (рис. 44).

Рис. 44. Результат вычисления новых номеров АТС

Рис. 45. Окончательный результат замены шестизначных телефонных номеров на семизначные

MS PowerPoint

Быстрое копирование объектов

Если в презентации предполагается целая серия объектов одного типа (возможно, с одинаковыми настройками анимации), то процесс их создания можно ускорить. В этом случае создайте первый требуемый объект со всеми нужными настройками, а затем переместите его при нажатой клавише Ctrl — объектов станет два и т.д.

Значок звука можно легко скрыть при настройке автоматического воспроизведения звука. Для этого нужно перетащить значок звука за пределы слайда, и тогда он не будет отображаться во время презентации (рис. 46), хотя и будет воспроизводиться.

Рис. 46. Слайд со скрытым значком звука

Иногда в процессе презентации нужно перейти не на следующий слайд, а на другой или даже в другую презентацию. Удобнее всего осуществить такой переход, щелкнув на специально внедренной в слайд управляющей кнопке. Для внедрения кнопки откройте список Автофигуры=>Управляющие кнопки, выберите подходящую кнопку (рис. 47) и настройте формат ее представления (рис. 48). Затем определите особенности перехода — на конкретный слайд данной презентации, на Web-страницу или в другую презентацию. Для этого выделите управляющую кнопку, щелкните правой кнопкой мыши и выберите команду Гиперссылка. На вкладке По щелчку мыши подсветите опцию Перейти по гиперссылке и укажите вариант перехода (рис. 49).

Рис. 47. Выбор управляющей кнопки

Рис. 48. Внешний вид слайда с управляющими кнопками

Рис. 49. Выбор варианта перехода при щелчке на кнопке

Главное — это обеспечение идеальной читаемости текста на экране. Лучше всего это достигается за счет значительного контраста между цветом текста и цветом фона (например, темно-синий фон хорошо сочетается с желтым или белым текстом). Однако если на экране компьютера текст читается прекрасно, то это совсем не значит, что так же хорошо он будет выглядеть и на экране проектора, поскольку большинство проекторов делает цвета более тусклыми.

После показа слайда часто бывает необходимо, чтобы внимание аудитории сосредоточилось на докладчике. Чтобы зрители обратили взгляд на докладчика, нужно заменить слайд на черное (нажать клавишу B) или белое изображение (нажать клавишу W). Обратное нажатие указанных клавиш восстановит внешний вид слайда.

Эффект метеора

Перемещение отдельного графического объекта по экрану в ходе демонстрации презентации (так называемый эффект метеора) выглядит весьма интересно и может привлечь внимание аудитории к определенному фрагменту экрана. Можно заставить перемещаться по произвольной траектории любой объект — как автофигуру, так и внедренный рисунок. Правда, следует иметь в виду, что в процессе перемещения объект не поворачивается, вследствие чего в движении будут эффектно смотреться далеко не все объекты.

Рис. 50. Выбор пути перемещения
Рис. 51. Слайд после определения пути перемещения

Под конец остается лишь скорректировать путь нужным образом, непосредственно перемещая маркеры пути, и определить прочие настройки анимации (рис. 52).

Рис. 52. Окончательный вид слайда после корректировки пути перемещения

Один из не очень приятных моментов в работе с презентациями связан с их большими размерами. Существует ряд технических приемов, с помощью которых можно уменьшить размер презентации, — это вставка изображений в виде jpg-файлов, отказ от перетаскивания при вставке, отказ от дублирования слайдов и пр. Однако есть более удобный и действенный способ — применение плагина для Microsoft PowerPoint 2000/2002/XP/2003 NXPowerLite (http://www.nxpowerlite.com/NXPLite.exe, shareware, 397 Кбайт) от компании Neuxpower Solutions Ltd.

Рис. 53. Окно плагина после выбора сжимаемой презентации
Рис. 54. Сообщение о достигнутом сжатии и окончании оптимизации
Рис. 55. Появление файла сжатой презентации

По умолчанию в качестве метода сжатия используется наиболее эффективный с точки зрения сжатия разнообразных материалов, входящих в презентацию — метод Extra Compressin. Для изменения метода сжатия щелкните на кнопке Change и укажите другой метод (рис. 56).

Рис. 56. Изменение метода сжатия презентации

Работа с адресами

Outlook умеет распознавать ранее использованные адреса электронной почты и в самом начале набора имени проставлять их. Если же установленный у вас Outlook такой способностью не обладает (или вдруг потерял ее), воспользуйтесь командой Сервис=>Параметры и щелкните на кнопке Параметры Почты. Затем нажмите кнопку Дополнительные параметры и в разделе При отправке сообщения установите флажок Предлагать имена при заполнении полей "Кому", "Копия" и "СК" (рис. 57).

Рис. 57. Настройка дополнительных параметров электронной почты

Конечно, веселые и задорные смайлики не являются предметом первой необходимости, и без них вполне можно обойтись. Но если в письме вы хотите послать кому-то улыбку или сообщить о том, что вы думаете по тому или иному поводу, то обратите внимание на плагин для Microsoft Outlook 2000/2002/XP/2003 Emoticons Mail (http://www.maxplugs.com/emomail.exe, shareware, 1,55 Мбайт) от компании MaxPlugs, содержащий свыше 750 смайликов (рис. 58).

Рис. 58. Окно плагина Emoticons Mail

Рис. 59. Сообщение со смайликами из набора Emoticons Mail

Защита от вирусов

По умолчанию Outlook блокирует доступ к EXE-, COM- и BAT-файлам, вложенным в сообщения. Однако при желании вы можете заблокировать намного больший спектр расширений с помощью плагина для Microsoft Outlook 98/NT/2000/XP Outlook 2002 Attachment Security (http://www.visiontech.ltd.uk/software/download/ol2k2sec.zip, freeware, 37 Кбайт) от компании Visiontech. Для блокировки вложенных файлов с конкретными расширениями достаточно запустить плагин (при закрытой программе Outlook) и указать в его окне подозрительные, на ваш взгляд, расширения (рис. 60).

Рис. 60. Блокировка файлов в окне Outlook 2002 Attachment Security

Рис. 61. Сообщение о получении заблокированного файла

следующая статья серии

  • Подробнее о Microsoft Office 2003
  • Подробнее о продуктах Microsoft
  • Курсы по продуктам Microsoft
  • Обратиться в Interface Ltd. за дополнительной информацией/по вопросу приобретения продуктов
  • Приобрести продукты Microsoft в Интернет-магазине ITshop.ru

За дополнительной информацией обращайтесь в компанию Interface Ltd.