Общая информация о ВПР (VLOOKUP)
Уровень сложности по шкале BRP ADVICE — 3 из 7.
Чтобы разобраться с ВПР (VLOOKUP), сначала надо разобраться с тем, как работают все функции ссылок и массивов.
В Excel, Google Sheets, LibreOffice, OpenOffice и других табличных документах вы можете ссылаться на ячейку, чтобы получить ее значение или использовать в расчетах. Обычно, в функциях вы указываете ссылки на ячейки вида A1, B17, G34, Z52. Некоторые привыкли работать со ссылками вида R1C1, R17C2, R34C7, R52C26. При этом вы указываете номер строки и букву/номер столбца с начала листа. Указав ячейку, вы даете программе точное указание, что вам нужно значение именно этой ячейки, находящейся на пересечении нужной строки и столбца. То есть выглядит все это примерно так:
Функции ссылок и массивов работают немного по-другому. В функциях ссылок и массивов вы задаете новую таблицу на листе, которая может находиться, где угодно. Назовем эту новую таблицу — внутренняя таблица. Вся нумерация строк и столбцов в этой внутренней таблице начинается заново. От 1 и до последней строки, от 1 и до последнего столбца. При этом совершенно не важно, где начинается внутренняя таблица: в самом начале листа, в его середине или ближе к концу. Всегда первая ячейка этой таблицы образует пересечение первой строки и первого столбца. Вот как это можно схематически изобразить:
К сожалению, ни один табличный редактор не нарисует вам такой подсказки. Все это и вам, и программе придется держать в голове.
Что же происходит в этой внутренней таблице? Каждая ячейка получает новый адрес, который состоит из номера строки и номера столбца. Именно так: сначала номер строки, затем номер столбца.
Самый простой способ разобраться с ВПР (VLOOKUP) — это рассмотреть его на примерах. Рассмотрим один пример с точным поиском, второй пример — с приблизительным поиском.
Ссылка на файл-пример приведена в конце описания этого примера.
Что же нужно сделать, чтобы найти оклад, например, Иванова С.А.?
=ВПР(“Иванов С.А.”;C3:D9;2;ЛОЖЬ)
=VLOOKUP(“Иванов С.А.«;C3:D9;2;FALSE) .
После этого программа вернет вам ответ 21 000.
1. Искомое значение. В нашем примере это «Иванов С.А.» — это значение, которое ВПР будет искать в первом столбце внутренней таблицы. Обратите внимание, это первый столбец именно внутренней таблицы, а не первый столбец листа. И это всегда первый столбец. ВПР не может искать во втором, третьем или любом другом столбце таблицы — только в первом столбце внутренней таблицы.
2. Таблица. В нашем примере это C3:D9. Это координаты или адрес той самой внутренней таблицы. Именно в первом столбце этой таблицы Excel будет пытаться найти искомое значение (смотри пункт выше).
4. Интервальный просмотр. В нашем примере это ЛОЖЬ (FALSE). По сути, это ответ на вопрос «Мы же приблизительно ищем, верно?». ИСТИНА (TRUE) означает «да, приблизительно», ЛОЖЬ (FALSE) — «нет, мы ищем именно это». То есть ИСТИНА (TRUE) означает, что нам подойдет и Иванов С.А., и Иванов С.И., и Иванова О.П., и может быть кто-то еще (кого из них выберет Excel, смотрите в Примере № 2). Сейчас нам нужен именно Иванов С.А., поэтому мы поставили ЛОЖЬ (FALSE).
Что именно делает ВПР (VLOOKUP) в этом примере?
А вот этот текст — это ссылка на скачивание примера в Excel 2010-2013. Хотите решить пример онлайн? Оставьте заявку, мы уже работаем над этим.
Пример 2 — приблизительный поиск
Допустим, у вас в компании менеджер по продажам получает премию в зависимости от объема продаж. Если продажи за месяц больше 100, то премия составляет 4% от продаж. Если продажи больше 200, то премия — 5%. Больше 300 — 6%. Больше 400 — 7%. И при любых продажах больше 500 — 8%. При продажах меньше 100, менеджер премию не получает. При помощи ВПР (VLOOKUP) можно быстро узнать, какую премию получит менеджер при его фактических продажах.
Основным отличием от предыдущего примера является то, что фактические продажи Иванова могут быть не только ровно 100, 200, 300, 400 или 500. Они могут находиться между указанными нами значениями. Например, фактические продажи Иванова составят 350.
=ВПР(350;C3:D8;2;ИСТИНА)
=VLOOKUP(350;C3:D9;2;TRUE) .
После этого программа вернет вам ответ 6%. Все что вам остается сделать, это перемножить продажи 350 и ставку премии 6%. Это и будет премия Иванова С.А. при продажах равных 350.
1. Искомое значение. В нашем примере это 350 — это значение, которое ВПР будет искать в первом столбце внутренней таблицы. Обратите внимание, это первый столбец именно внутренней таблицы, а не первый столбец листа. И это всегда первый столбец. ВПР не может искать во втором, третьем или любом другом столбце таблицы — только в первом столбце внутренней таблицы.
2. Таблица. В нашем примере это C3:D8. Это координаты или адрес той самой внутренней таблицы. Именно в первом столбце этой таблицы Excel будет пытаться найти искомое значение (смотри пункт выше).
4. Интервальный просмотр. На этот раз нам нужна ИСТИНА (TRUE). По сути, это ответ на вопрос «Мы же приблизительно ищем, верно?». ИСТИНА (TRUE) означает «да, приблизительно», ЛОЖЬ (FALSE) — «нет, мы ищем именно это». Мы используем ИСТИНА (TRUE), потому что нам нужно найти не только значения 100, 200 и другие, прямо указанные в таблице, но и все, что находится между ними. То есть ИСТИНА (TRUE) означает, что нам подойдет и 300, и 350, и 380 и так далее, и может быть что-то еще (какое из них выберет Excel, смотрите ниже).
Что именно делает ВПР (VLOOKUP) в этом примере?
100, указанное в таблице, меньше 350? Да, — отвечает ВПР (VLOOKUP), — тогда запоминаем строку 1 и смотрим следующее значение.
300 меньше 350? Да, тогда забываем строку 2, запоминаем 3 и смотрим следующее.
И, наконец, ВПР (VLOOKUP) возвращает значение, указанное на пересечении 3 строки (то, что он нашел) и 2 столбца (то, что мы указали в функции).
А вот этот текст — это ссылка на скачивание примера в Excel 2010-2013. Хотите решить пример онлайн? Оставьте заявку, мы уже работаем над этим.
Типичные ошибки
1. Это ошибки, связанные с неверной работой с 4 аргументом, с интервальным просмотром. Часто путаются в разнице между ИСТИНА (TRUE) и ЛОЖЬ (FALSE). Запомните такой вопрос: «Мы ищем приблизительно такое же значение, верно?», пусть это будет вам подсказкой.
Первый случай, когда вы работаете с ВПР (VLOOKUP) как будто в нем всего 3 аргумента. То есть в формуле вы ставите только две точки с запятой. Например, формула выглядит так:
или для англоязычного Excel, Google Sheets, LibreOffice, OpenOffice:
В этом случае Excel решает, что надо использовать значение 4 аргумента по умолчанию и подставляет в качестве него ИСТИНА (TRUE). Тогда вы можете найти не Иванова С.А., а кого-то чья фамилия будет примерно похожа на его (смотри как работает ВПР (VLOOKUP) с приблизительным поиском).
=ВПР(350;C3:D8;2;)
=VLOOKUP(350;C3:D9;2;) .
Наш совет, чтобы не допускать таких ошибок, всегда указывайте последний, четвертый, аргумент функции ВПР (VLOOKUP). И пишите его словом, не заменяйте его на цифры, так вашу формулу будет легче прочитать и понять, что же она делает.
3. Иногда неправильно указывают номер столбца (третий аргумент ВПР (VLOOKUP)). Номер столбца не может быть меньше 1 и не может быть больше, чем столбцов во внутренней таблице. Если номер столбца указан неверно, то ВПР (VLOOKUP) возвращает ошибку #ССЫЛКА! (#REF!). Когда вы видите такую ошибку, пересчитайте количество столбцов в таблице, которую вы указали в функции, и убедитесь, что это значение не меньше, чем номер столбца, указанный третьим аргументом функции ВПР (VLOOKUP).
В случаях, когда Excel, Google Sheets, LibreOffice, OpenOffice не может найти точное совпадение при 4 аргументе ЛОЖЬ (FALSE), ВПР (VLOOKUP) возвращает ошибку #Н/Д (#N/A). Такую же ошибку ВПР (VLOOKUP) вернет, если вы используете приблизительный поиск и ваша таблица начинается со значения, которое больше искомого.
Во-первых, проверьте адрес внутренней таблицы. Действительно искомое значение находится в первом столбце внутренней таблицы.
В-третьих, если вы все сделали правильно, но во внутренней таблице нет нужного значения, дополните формулу функцией ЕСЛИОШИБКА (IFERROR). Например, так:
или для англоязычного Excel, Google Sheets, LibreOffice, OpenOffice:
В этом случае Excel, Google Sheets, LibreOffice, OpenOffice вместо #Н/Д (#N/A) будут писать, что такого сотрудника нет. Это поможет сделать ваши расчеты более информативными и надежными.
Дополнить ВПР (VLOOKUP) можно функцией ЕСЛИОШИБКА (IFERROR) и функцией ПОИСКПОЗ (MATCH). В особо сложных случаях возможно использование в комбинации с функцией СМЕЩ (OFFSET).
При использовании функции ВПР (VLOOKUP) большую автоматизацию и надежность вашим файлам может добавить проверка данных и выпадающие списки, а также условное форматирование.
Пример 1 — применение ВПР с точным поиском
Остались вопросы? Пишите нам в форму обратной связи и записывайтесь на интенсив по Excel или курс по функциям Excel.
Желаем вам успешной работы!
и команда Учебного центра BRP ADVICE.
