Итак, таблица в Excel — это прямоугольная область листа, в которой каждая строка представляет собой набор данных, а в ячейке на пересечении данной строки и каждого столбца находится единица данных. Каждому столбцу присваивается уникальное имя. Столбцы таблицы называются полями, а строки — записями. В таблице не может быть записей, в которых нет данных ни в одном поле.
Если на листе Excel выбран прямоугольный диапазон ячеек, его легко преобразовать в таблицу, и, наоборот, с записями таблицы можно работать как с обычным диапазоном ячеек. В таблицах можно использовать функции и формулы Excel, в частности, можно вставить строку (запись), в которой подсчитываются общие или промежуточные итоги.
Создание таблицы
- Выделить любую ячейку, содержащую данные, которые должны будут войти в таблицу.
- В ленте меню выбрать вкладку Вставка [Insert], в раскрывшейся группе команд Таблицы [Tables] необходимо выбрать команду Таблица [Table].
- Появится диалоговое окно, в котором Excel автоматически предложит границы диапазона данных для таблицы
Если этот диапазон нужно изменить, достаточно выделить нужный диапазон данных курсором.
- ОК.
Присвоение имени таблице
По умолчанию при создании таблицы Excel ей присваивается стандартное имя: Таблица1, Таблица2 и т.д. Если имеется только одна таблица, то можно ограничиться этим именем. Но удобнее присвоить таблице содержательное имя.
- Выделить ячейку таблицы.
- На вкладке Конструктор [Design], в группе Свойства [Properties] ввести новое имя таблицы в поле Имя таблицы нажать клавишу Enter.
Требования к именам таблиц аналогичны требованиям к именованным диапазонам.
Форматирование таблиц
В созданной таблице можно изменить цвет, шрифт, вид границ и прочее. С помощью форматирования можно добиться того, что информация будет легче восприниматься. Эти изменения можно выполнить самостоятельно или выбрать готовый стиль оформления.
- Выделить ячейку таблицы.
- На вкладке Конструктор [Design] выбрать нужное оформление в группе Стили таблиц [Table Styles].
Вычисления в таблицах
К таблице можно добавить дополнительную, итоговую строку, в которой будут размещены результаты выполнения различных функций, примененных к данным некоторых или всех полей. Порядок действия следующий:
- На вкладке Конструктор [Design] в группе Параметры стилей таблиц [Table Style Options], выбрать Строка итогов [Total Row].
- В появившейся новой строке Итог [Total] выбрать поле, в котором нужно обработать данные, и в раскрывающемся меню выбрать нужную функцию.
Для ввода в конец таблицы новых записей следует выделить строку итогов и воспользоваться правой кнопкой мыши. Появится контекстное меню, в нем нужно выбрать пункт Вставить. Если в появившуюся новую строку ввести данные, они будут автоматически участвовать в пересчете итогов.
Для того чтобы сократить время на добавление строк в таблицу, можно отключить строку итогов и довалять новые данные с новой строки. В этом случае таблица будет автоматически расширять свой диапазон.
Для проведения расчетов и помещения результатов в новое поле, достаточно ввести формулу в одну ячейку этого поля. Excel автоматически размножит ее по всем ячейкам данного поля. Если правильно установлены параметры Excel, при вводе формулы в нее записываются не адреса ячейки, а имена полей.
Если вместо имени поля на экране в формулах указаны адреса ячеек, необходимо изменить настройку:
- Выбрать вкладку Файл [File] или кнопку Офис [Office], в зависимости от версии Excel; затем вкладку Параметры [Options].
- В разделе Формулы [Formulas], в группе Работа с формулами [Working with formulas], отметить пункт Использовать имена таблиц в формулах [Use table name in formulas].
- OK.
Преобразование таблицы в обычный диапазон
При работе с таблицами, наряду с преимуществами, действует ряд ограничений: нельзя объединять ячейки, нельзя добавлять промежуточные итоги и т.д. Если расчеты в таблице завершены и нужны только данные из нее и, возможно, оформление, таблицу можно быстро преобразовать в обычный диапазон данных. Для этого необходимо выполнить следующие шаги:
- На вкладке Конструктор [Design] выбрать группу Сервис [Tools].
- Выбрать вкладку Преобразовать в диапазон [Convert to Range].
