В Microsoft Excel реализовано несколько уровней защиты и безопасности, которые позволяют управлять доступом к данным MS Excel: защита ячеек, защита листа, защита книги (защита структуры и окон) и защита всего файла от просмотра и изменения. Рассмотрим эти способы защиты подробнее.
Как защитить ячейки в Excel от изменения?
Файл, созданный в приложении Microsoft Excel, основной составляющей которого является рабочий лист, называется рабочей книгой. Таким образом, все рабочие книги Excel состоят из рабочих листов. Книга не может содержать менее одного листа. Рабочие листы в свою очередь состоят из ячеек, организованных в вертикальные столбцы и горизонтальные строки. Ячейки рабочих листов содержат различного рода информацию о числовых форматах, о выравнивании, отображении и направлении текста, о названии, начертании, размере и цвете шрифта, о типе линий и цвете границ, о цвете фона и наконец о защите. Все эти данные можно увидеть, если в контекстном меню, которое вызывается правой кнопкой мыши, выбрать пункт «Формат ячеек». В появившемся диалоговом окне, на вкладке «Защита» есть две опции: «Защищаемая ячейка» и «Скрыть формулы». По умолчанию во всех ячейках установлен флажок в поле «Защищаемая» и не установлен флажок в поле «Скрыть формулы». Установленный флажок в поле «Защищаемая ячейка» еще не означает, что ячейка уже защищена от изменений, это означает лишь то, что ячейка станет защищенной после того, как будет установлена защита листа.
Можно защищать не все ячейки, а только часть их, оставляя при этом возможность другим пользователям вводить и изменять данные в незащищенные ячейки. Для того, чтобы сделать часть ячеек не защищаемыми, необходимо выделить нужный диапазон ячеек листа и кликнуть правой кнопкой мыши в области выделенных ячеек, после этого выбрать пункт контекстного меню «Формат ячеек…». В появившемся окне с названием «Списки» либо «Формат ячеек» (в зависимости от версии Excel) перейти на закладку «Защита», и снять флажок в поле «Защищаемая ячейка».
В этом же окне можно скрывать формулы и отображать их обратно для просмотра. Под скрытием формул подразумевается не только скрытие непосредственно формул, но и отображения любого содержимого ячеек в строке формул.
При выборочной установке либо снятии свойств «Защищаемая ячейка» и/или «Скрыть формулы», когда например необходимо снять защиту с одной группы или диапазона ячеек и оставить её для другой группы либо диапазона, удобно использовать стандартное средство Excel для выделения группы ячеек, которое находится на вкладке «Главная», в группе кнопок «Редактирование», в меню кнопки «Найти и выделить», пункт «Выделить группу ячеек». Существуют и дополнительные удобные инструменты для установки и снятия защиты ячеек.
Как установить защиту листа (элементов листа) в Excel?
Если Вы предоставляете доступ к файлам Excel и позволяете другим пользователям совместно работать с данными этих файлов, можно запретить пользователям изменять конкретный лист или элементы листа, защищая его определенные части. Существует возможность задавать пароль для того, чтобы позволить отдельным пользователям изменять элементы листа. Защиту элементов можно использовать для того, чтобы предотвратить случайные или намеренные операции изменения, перемещения или удаления важных данных. Установка защиты листа позволяет ограничить либо полностью запретить пользователям выделение определенных ячеек, форматирование ячеек, строк и столбцов, вставку строк, столбцов и гиперссылок, удаление строк и столбцов, использование сортировки, автофильтра и отчетов сводной таблицы, изменение объектов и сценариев. Защита элементов листа позволяет скрывать от просмотра формулы, столбцы и строки. Данные, находящиеся в скрытых столбцах и строках, остаются доступны для вычислений. Тому, как в разных версиях Excel установить защиту на отдельный лист, а также на все листы одновременно, посвящена отдельная публикация.
Для того, чтобы восстановить полный доступ к элементам, необходимо снять защиту листа. Перед отображением скрытых строк и столбцов нужно также предварительно снять защиту листа, после этого скрытые столбцы и строки отображаются в обычном порядке.
Защита отдельных элементов книги Excel (структуры и окон)
Листы книги можно скрывать и отображать для просмотра. Скрыть можно как один лист, так и сразу несколько листов, предварительно их сгруппировав. Невозможно скрыть все листы книги, всегда должен отображаться хотя бы один из них. Данные, находящиеся на скрытых листах, остаются доступными для вычислений.
Если после этого защитить книгу, то лист невозможно будет отобразить для просмотра, если предварительно не снять защиту с книги.
Для того чтобы защитить книгу, необходимо в Excel 2003 зайти в меню Сервис/Защита/Защитить книгу.
В Excel 2007 зайти на вкладку «Рецензирование», в группу «Изменения», раскрыть меню кнопки «Защитить книгу» и выбрать пункт «Защита структуры и окон».
В Excel 2010 зайти на вкладку «Рецензирование» в группу «Изменения» и нажать кнопку «Защитить книгу».
Во всех перечисленных случаях появится диалоговое окно «Защита структуры и окон».
В качестве защищаемых элементов возможно выбрать структуру, окна либо и то и другое вместе, установив или сняв соответствующие флажки. При защите книги возможен ввод пароля.
Выбор защиты структуры запрещает просмотр скрытых листов. Запрещается также перемещение, удаление, скрытие или изменение имен листов, копирование листов в другую книгу, а также вставка новых листов и листов с диаграммами, при этом допускается добавление диаграмм на существующие листы. Кроме того, запрещается записывать новые макросы и использовать инструменты анализа стандартной надстройки «Пакет анализа» для помещения результатов на новый лист. При работе в защищенной книге макросов, содержащих команды, которые не могут быть выполнены, выдаются предупреждающие сообщения, а выполнение макросов останавливается.
Выбор защиты окна запрещает изменять размеры и положение открытой книги, а также перемещать, изменять размеры и закрывать окна.
Для восстановления доступа к заблокированным элементам книги необходимо снять защиту книги (структуры и окон).
Все рассмотренные уровни защиты являются взаимодополняющими, но не предназначены для защиты конфиденциальных данных.
Внимание! Если кнопки «Защитить лист» и «Защитить книгу» неактивны, значит на вкладке «Правка» в поле «Разрешить изменять файл нескольким пользователям одновременно» установлен флажок. Для того, чтобы снять флажок, необходимо зайти в пункт меню Сервис/Доступ к книге…(если работа ведется в Excel 2003) либо на вкладке «Рецензирование», в группе кнопок «Изменения» нажать кнопку «Доступ к книге» (если работа ведется в Excel 2007/2010/2013).
Защита паролем всего файла книги Excel от просмотра и внесения изменений
Этот способ защиты данных в Excel обеспечивает оптимальную безопасность, ограничивая доступ к файлу и исключая возможность несанкционированного открытия файла. Защищается файл паролем, длина которого не должна превышать 255 символов. Могут использоваться любые символы, пробелы, цифры и буквы, как русские, так и английские, но пароли с русскими буквами неправильно распознаются при использовании Excel на компьютерах Macintosh. Доступ к книгам, защищенным паролем, получают только пользователи, знающие пароль. Можно задавать два отдельных пароля на открытие (просмотр) файла и на внесение изменений в файл. Защита с помощью пароля на открытие и просмотр файла использует шифрование. Пароль на внесение изменений в файл не шифруется.
Установить пароль на открытие файла в Excel 2007 можно двумя способами. В меню Office/Подготовить/Зашифровать документ
после нажатия кнопки «Зашифровать документ» появляется окно «Шифрование документа», в котором вводится пароль
Пароль на открытие и изменение файла можно также установить при сохранении файла. Для этого в окне «Сохранение документа» необходимо нажать кнопку «Сервис» и выбрать пункт «Общие параметры…»
после этого появится окно с названием «Общие параметры», в котором можно по отдельности ввести пароль для открытия файла и пароль для сохранения в нем внесенных изменений.
Установить пароль на открытие файла в Excel 2010 можно на вкладке «Файл» в группе «Сведения» в меню кнопки «Защитить книгу», выбрав пункт «Зашифровать паролем»
Окно для ввода пароля выглядит абсолютно аналогично такому же окну в Excel 2007. Точно также как и в Excel 2007 можно ввести пароли на открытие файла и на внесение изменений в них отдельными паролями при сохранении файла.
При вводе пароля, он не отображается на экране, вместо символов пароля отображаются точки. Рекомендуется использовать сложные пароли, которые состоят из сочетания как строчных так и прописных букв, цифр, а также различных символов. Пароли, которые не содержат комбинации таких элементов, являются ненадежными. Во избежание случайных ошибок при вводе пароля появляется окно подтверждения пароля. В Excel нет стандартных средств для восстановления забытых паролей. Для предотвращения утраты паролей рекомендуется либо составлять их таким образом, чтобы можно было запомнить, либо держать записанные пароли в надежном месте.
