Когда-нибудь обращали внимание, что некоторые Word-документы весят не 15-20 килобайт, а 30-40 Мб? В основном это связано как с типом файла, так и наличием дополнительного контента в тексте: таблиц, изображений и так далее. И если такой файл один, ничего критичного нет. Но что делать, если «вордовских» документов сотни? Давайте разбираться, как сжать Word файл и сократить его размеры в несколько раз.
- Эффективное сжатие Word-документов: 3 простых шага
- Как сжать картинки прямо в Office документе
- И ещё один полезный совет
- Уменьшение размера документа Word (видео)
Эффективное сжатие Word-документов: 3 простых шага
- Начните с удаления из документа doc всех ненужных картинок. Каждое изображение на вес золота и жизненно необходимо? Окей, тогда всё равно попробуйте вырезать их, уменьшить посредством графического редактора и снова вставить в документ.
- Под рукой не оказалось исходников с картинками, а после CTRL+X (Вырезать) файлы не удаётся сохранить? Есть одна маленькая хитрость. Откройте документ с нужным изображением и выполните снимок экрана (скриншот). Для этого нужно нажать Prt Sc клавишу. Затем запустите Paint и нажмите CTRL+V (Вставить). Картинка появится на вашем экране. Остаётся только обрезать фон и сохранить её в JPEG.
- Когда doc документ не содержит никаких картинок, часто бывает достаточно просто сохранить его в формате docx. На вашем ПК должна быть установлена версия Microsoft Word 2007 или выше. Нажав «Сохранить как», укажите в поле Документ Word” и docx. Дело в том, что все doc файлы относятся к старому офисному пакету 97-2003. Они весят примерно в 4-5 раз больше.
Почему docx намного меньше doc? Всё дело в том, что компания Microsoft тщательно проработала офисный пакет. И теперь новое расширение по сути представляет собой ZIP-файл.
Яркий пример эффективного сжатия изображения — картинка в формате BMP. Вордовский документ содержал несколько таких файлов. После сжатия и сохранения изображений в формате JPEG размер каждой уменьшился в 12-15 раз. А если изменить не только расширение, но и разрешение фото до нужного размера, вполне реально выиграть до 80% первоначального объёма.
Как сжать картинки прямо в Office документе
Microsoft Office сожмёт фотографии самостоятельно, если выполнить несколько несложных действий. Для этого нужно:
- Кликнуть на картинку.
- Нажать «Формат» на ленте вверху.
- Выбрать иконку «Сжать рисунки».
- В появившемся окошке поставьте галочку возле «Применить к этому рисунку». Оставите этот параметр без внимания — изменения коснутся всех изображений в документе.
- Также в настройках вы увидите параметр «Удалить обрезанные области рисунков». Полезная опция, когда обрезаются фотографии в документе. Помните, что при выборе данной опции отменить обрезку уже не получится.
Есть несколько вариантов сжатия. Рассмотрим их более подробно.
- Высокое качество. Исходное изображение останется без изменений.
- HD. Достаточно хорошее качество — 330 пикселей на 1 дюйм.
- Печать. На тот случай, если фото нужно распечатать на принтере.
- Веб-качество. Сжав изображение с данным параметром, вы получите фото 150 пикселей на 1 дюйм. В принципе, его будет достаточно для проектора или веб-странички.
- Электронная почта. Друг просил выслать фото с выпускного в режиме онлайн, но у него тарифицируется трафик. Выберите эту настройку — получатся фотографии 96 пикселей на 1 дюйм.
Закончив сжатие рисунков, выполните сохранение документа. Только не в doc, а в docx. Проверьте, сколько теперь весит офисный документ.
И ещё один полезный совет
В завершение — очень простая и вместе с тем нужная рекомендация. Когда вам нужен просто текст, и различные переносы, форматирование, отступы вообще не играют кардинальной роли, не сжимайте исходный файл, не удаляйте картинки. Просто скопируйте текст, откройте Блокнот, вставьте его туда и сохраните в формате txt. Или же можно сделать то же самое в Microsoft Word, нажав «Обычный текст». Размер файла уменьшится в несколько десятков раз.
Согласитесь, это было так просто! Вы только что лично убедились в том, что большие картинки действительно влияют на размер офисных документов. Однако используя встроенный инструмент сжатия и несколько хитростей, вы без усилий уменьшили размер документов. Теперь можно отправлять их по почте или использовать в других целях. Желаем приятного пользования!
