Обычно рабочая книга Excel ассоциируется с файлом как одно целое. Но на самом деле это не совсем так.
Под понятием рабочей книги в Excel подразумевается файл. Но это не совсем так. Особенно в новых форматах XLSX. Точнее говоря книгу нужно понимать как целый набор файлов. Для пользователя же она является виртуальным аналогом скоросшивателя. То есть книга — это папка, а ее листы это файлы с документами которые она содержит.
Сохранение книги и ее эскиза в файл
С точки зрения пользователя персонального компьютера каждый файл состоит с трех частей:
- Название файла.
- Расширение (для Excel 2007 и старше это .xlsx).
- Содержание файла и его иконка.
Содержание книги Excel — находится в нескольких файлах, которые запакованы в один архив с расширением .xlsx. Так, что книга Excel — это папка с файлами, запакованная в один архив.
Программа Excel позволяет сохранять эскизы документов. Сам эскиз представляет собой графическую миниатюру содержимого документа. Это очень удобно, когда в одной папке находится множество файлов рабочих книг и имени недостаточно чтобы вспомнить их содержимое.
Благодаря эскизам (миниатюрам) нет необходимости открывать каждый файл, чтобы найти нужный документ.
Для наглядного примера создадим новую книгу и сохраним ее с эскизом. Для создания новой книги нажмите меню «Файл» опция «Создать». Или нажмите комбинацию горячих клавиш CTRL+N.
Чтобы сохранить книгу в файл выберете меню «Файл»-«Сохранить». Можно так же нажать на инструмент сохранения файла в виде дискетки на панели быстрого доступа. Или нажмите CTRL+S.
Примечание. При сохранении книги имя файла лучше задавать без расширения, чтобы избежать ошибок. Программа сама добавит нужное расширение.
В появившемся окне введите имя для файла, отметьте галочкой опцию «Сохранить эскиз» и нажмите на кнопку «Сохранить».
После сохранения книги в заголовке окна программы отображается имя текущего файла, а иконка файла будет отличаться графической миниатюркой его содержимого.
Дальше в процессе работы периодически нажимайте «Сохранить», чтобы не потерять данные (за исключением «Сохранить как», так как эта функция предложить сохранить путем создания нового документа в папке на диске).
Примечание. Длина имени документа не должна превышать 255 символов. Недопустимо использовать для имени спецсимволы (* ? / и т.п.). В одной папке нельзя сохранять два документа с одинаковыми именами.
Когда мы видим документ Excel в папке нам не всегда видно его расширение. Это зависит от настроек операционной системы Windows. По умолчанию расширения спрятаны. Но при желании можно включить отображение расширений в настройках Windows: «Панель управления»-«Параметры папок»-«Вид» и убираем галочку «скрывать расширения для зарегистрированных типов файлов».
