В настоящей заметке представлена коллекция простых и изящных инструментов работы со сводными таблицами в Excel. То, что по-английски называется tips & tricks. Выделите время и ознакомьтесь с приводимыми здесь советами. [1] Кто знает, может быть, вы наконец-то найдете ответ на долго мучивший вас вопрос?
Совет 1. Автоматическое обновление сводных таблиц
Иногда требуется, чтобы сводные таблицы обновлялись автоматически. Предположим, вы создали сводную таблицу для менеджера. Вряд ли вы сможете регулярно обновлять ее, разве что менеджер допустит вас к своему ноутбуку. Можно включить автоматическое обновление сводной таблицы, которое будет выполняться всякий раз при открытии книги:
- Щелкните правой кнопкой мыши на сводной таблице и в контекстном меню выберите пункт Параметры сводной таблицы.
- В появившемся диалоговом окне Параметры сводной таблицы выберите вкладку Данные.
- Установите флажок Обновить при открытии файла.
Рис. 1. Включите опцию Обновить при открытии файла
Флажок Обновить при открытии файла следует устанавливать для каждой сводной таблицы отдельно.
Скачать заметку в формате Word или pdf, примеры в формате Excel (файл содержит код VBA).
Совет 2. Одновременное обновление всех сводных таблиц книги
Если в рабочей книге содержится несколько сводных таблиц, одновременное их обновление может быть проблематичным. Существует несколько способов преодолеть эти трудности:
Способ 1. Можно выбрать для каждой сводной таблицы, входящей в состав рабочей книги, настройку, задающую автоматическое обновление при открытии книги (подробнее см. Совет 1).
Способ 2. Обновлять каждую сводную таблицу в рабочей книге можно с помощью макроса. Этот способ идеален в том случае, когда нужно обновлять сводную таблицу по требованию, а не только при открытии рабочей книги. Включите запись макроса. Затем в режиме записи макроса выберите каждую сводную таблицу в рабочей книге и обновите ее. По завершении обновления всех сводных таблиц остановите запись макроса. В результате вы получите макрос, который может вызываться в случае необходимости и обновлять все сводные таблицы (подробнее см. Макросы в сводных таблицах).
Способ 3. Воспользуйтесь кодом VBA для обновления всех сводных таблиц в рабочей книге по требованию. Данный подход предусматривает использование метода RefreshAll объекта Workbook. Для использования этой методики создайте новый модуль и введите следующий код:
Sub Refresh_All()
ThisWorkbook.RefreshAll
End Sub
Учтите, что метод RefreshAll наравне со сводными таблицами обновляет все внешние диапазоны данных. Если рабочая книга содержит данные из внешних источников, например, базы данных или внешние файлы, все они будут обновлены вместе со сводными таблицами (подробнее о записи кода VBA см. VBA в сводных таблицах).
Совет 3. Сортировка элементов данных в произвольном порядке
На рис. 2 показан заданный по умолчанию порядок отображения регионов в сводной таблице. Регионы отсортированы в алфавитном порядке: Запад, Север, Средний Запад и Юг. Если ваши корпоративные правила требуют, чтобы сначала отображался регион Запад, а затем — регионы Средний Запад, Север и Юг, выполните ручную сортировку. Просто введите Средний Запад в ячейку С4 и нажмите клавишу Enter. Порядок сортировки регионов изменится.
Рис. 2. Регионы отображаются в алфавитном порядке
Совет 4. Преобразование сводной таблицы в жестко заданные значения
Цель создания сводной таблицы — суммирование и отображение данных в подходящем формате. Исходные данные для сводной таблицы хранятся отдельно, в связи с чем возникают определенные «накладные расходы». Преобразование сводной таблицы в значения позволит использовать полученные в ней результаты без обращения к исходным данным либо кешу сводной таблицы. Способ преобразования сводной таблицы зависит от того, затрагивается ли вся таблица или только ее часть.
Для преобразования части сводной таблицы выполните следующие действия:
- Выделите копируемые данные сводной таблицы, щелкните правой кнопкой мыши и в контекстном меню выберите пункт Копировать (или наберите на клавиатуре Ctrl+C).
- Щелкните правой кнопкой мыши в произвольном месте рабочего листа и в контекстном меню выберите команду Вставить (или наберите Ctrl+V).
Если нужно преобразовать всю сводную таблицу, выполните следующие действия:
- Выделите всю сводную таблицу, щелкните правой кнопкой мыши и в контекстном меню выберите пункт Копировать. Если сводная не содержит область ФИЛЬТРЫ, то для выделения области сводной таблицы можно воспользоваться клавиатурным сокращением Ctrl+Shift+*.
- Щелкните правой кнопкой мыши в произвольном месте листа и в контекстном меню выберите параметр Специальная вставка.
- Выберите параметр Значения и щелкните ОК.
Перед преобразованием сводной таблицы целесообразно удалить промежуточные итоги, поскольку они не слишком нужны в автономном наборе данных. Чтобы удалить все промежуточные итоги пройдите по меню Конструктор -> Промежуточные итоги -> Не показывать промежуточные итоги. Для удаления конкретных промежуточных итогов щелкните правой кнопкой мыши на ячейке, в которой эти итоги вычисляются. Выберите в контекстном меню пункт Параметры поля и в диалоговом окне Параметры поля в разделе Итоги выберите переключатель Нет. После щелчка на кнопке ОК промежуточные итоги будут удалены.
Совет 5. Заполнение пустых ячеек в полях СТРОКИ
После преобразования сводной таблицы на листе отображаются не только значения, но и вся структура данных сводной таблицы. Например, данные, показанные на рис. 3, были получены на основе сводной таблицы с макетом в табличной форме.
Рис. 3. Использовать эту преобразованную сводную таблицу без заполнения пустых ячеек в левой части проблематично
Обратите внимание на то, что поля Регион и Рынок сбыта сохраняет ту же структуру строк, которая присуща при нахождении этих данных в области СТРОКИ сводной таблицы. В Excel 2013 существует быстрый способ заполнения ячеек в области СТРОКИ значениями. Кликните в области сводной таблицы, после чего пройдите по меню Конструктор -> Макет отчета -> Повторять все подписи элементов (рис. 4). После этого можно преобразовать сводную таблицу в значения, в результате чего вы получите таблицу данных без пробелов.
Рис. 4. После применения команды Повторять все подписи элементов заполняются все пустые ячейки
Совет 6. Ранжирование числовых полей сводной таблицы
В процессе сортировки и ранжирования полей, содержащих большое количество элементов данных, не всегда легко определить числовой ранг анализируемого элемента данных. Более того, если сводная таблица будет преобразована в значения, назначенный каждому элементу данных числовой ранг, отображенный в целочисленном поле, значительно облегчит анализ созданного набора данных. Откройте сводную таблицу, подобную показанной на рис. 5. Обратите внимание на то, что один и тот же показатель — Сумма по полю Объем продаж — отображается дважды. Щелкните правой кнопкой мыши на втором экземпляре показателя и в контекстном меню выберите команду Дополнительные вычисления -> Сортировка от максимального к минимальному (рис. 6.)
После создания ранга можно настроить подписи полей и форматирование (рис. 14.9). В результате будет получен красивый ранжированный отчет.
Рис. 5. Создайте сводную таблицу, в которой объем продаж в области ЗНАЧЕНИЯ выводится дважды
Рис. 6. Сортировка от максимальных значений к минимальным с помощью дополнительных вычислений
Рис. 7. Перед вами завершенный ранжированный отчет
Совет 7. Уменьшение размера отчета сводной таблицы
При формировании отчета сводной таблицы Excel создает снимок данных и сохраняет его в кеше сводной таблицы. Кеш сводной таблицы представляет собой специальную область памяти, в которой хранится копия источника данных для ускорения доступа. Другими словами, Excel создает копию данных, а затем хранит ее в кеше, связанном с рабочей книгой. Кеш сводной таблицы обеспечивает оптимизацию рабочего процесса. Любые изменения, внесенные в сводную таблицу, такие как изменение расположения полей, добавление новых полей либо сокрытие каких-либо элементов, выполняются быстрее, а требования к системным ресурсам оказываются гораздо скромнее. Основной недостаток кеша сводной таблицы заключается в том, что в результате его применения практически вдвое увеличивается размер файла рабочей книги при каждом создании сводной таблицы «с нуля».
Удаляйте исходные данные. Если рабочая книга содержит исходный набор данных и сводную таблицу, размер ее файла увеличивается вдвое. Поэтому можете спокойно удалить исходные данные, и это совершенно не отразится на функциональности вашей сводной таблицы. После удаления исходных данных не забудьте сохранить сжатую версию файла рабочей книги. После удаления исходных данных можно использовать сводную таблицу в обычном режиме. Единственная проблема заключается в невозможности обновления сводной таблицы из-за отсутствия исходных данных. Если же вам понадобятся исходные данные, щелкните дважды на пересечении строки и столбца в области общих итогов (на рис. 7 это ячейка В18). При этом Excel выгружает содержимое кеша сводных таблиц на новый рабочий лист.
Совет 8. Создание автоматически развертываемого диапазона данных
Наверняка вы не раз сталкивались с ситуациями, когда приходилось ежедневно обновлять отчеты сводных таблиц. Необходимость в этом чаще всего возникает тогда, когда в источник данных постоянно добавляются новые записи. В таких случаях придется повторно определить используемый ранее диапазон, прежде чем новые записи будут добавлены в новую сводную таблицу. Повторное определение исходного диапазона данных для сводной таблицы не представляет особого труда, но, когда этим приходится заниматься часто, подобная процедура становится весьма утомительной.
Решение проблемы заключается в том, чтобы преобразовать исходный диапазон данных в таблицу еще до создания сводной таблицы. Благодаря таблицам Excel можно создать именованный диапазон, который может автоматически расширяться либо сужаться в зависимости от объема находящихся в нем данных. Также можно связать любой компонент, диаграмму, сводную таблицу либо формулу с диапазоном, в результате чего у вас появится возможность отслеживать изменения в наборе данных.
Для реализации описанной методики выделите исходные данные, а затем щелкните на значке таблицы, находящемся на вкладке Вставка (рис. 8) или нажмите Ctrl+T (Т английское). Щелкните ОК в открывшемся окне. Обратите внимание на то, что, хотя диапазон исходных данных в сводной таблице переопределять не нужно, но при добавлении исходных данных в диапазон в сводной таблице все равно придется щелкнуть на кнопке Обновить.
Рис. 8. Преобразование исходных данных в таблицу
Совет 9. Сравнение обычных таблиц с помощью сводной таблицы
Если вы выполняете сравнительный анализ двух различных таблиц, удобно воспользоваться сводной таблицей, что существенно сэкономит время. Предположим, имеются две таблицы, в которых отображаются сведения о заказчиках за 2011 и 2012 годы (рис. 9). Небольшие размеры этих таблиц приведены здесь исключительно в качестве примеров. На практике используются таблицы, имеющие гораздо большие размеры.
Рис. 9. Вам предстоит сравнить эти две таблицы
В процессе сравнения создается одна таблица, на основе которой создается сводная таблица. Убедитесь в том, что у вас имеется способ пометить данные, относящиеся к этим таблицам. В рассматриваемом примере для этого используется столбец Фискальный год (рис. 10). После объединения двух таблиц воспользуйтесь полученным комбинированным набором данных для создания новой сводной таблицы. Отформатируйте сводную таблицу таким образом, чтобы в качестве тега таблицы (идентификатор, указывающий на происхождение таблицы) использовалась область столбцов сводной таблицы. Как показано на рис. 11, годы находятся в области столбцов, а сведения о заказчиках — в области строк. В области данных содержатся объемы продаж для каждого заказчика.
Рис. 10. На основе двух исходных таблиц создается одна результирующая
Рис. 11. Создайте сводную таблицу, которая позволяет визуально сравнить два набора данных
Совет 10. Автоматическая фильтрация сводной таблицы
Как известно, в сводных таблицах нельзя применять автофильтры. Тем не менее существует трюк, позволяющий включить автофильтры в сводную таблицу. Принцип использования этой методики заключается в том, чтобы поместить указатель мыши справа от последнего заголовка сводной таблицы (ячейка D3 на рис. 12), а затем перейдите на ленту и выбрать команду Данные -> Фильтр. Начиная с этого момента в вашей сводной таблице появляется автофильтр! Например, вы сможете выбрать всех заказчиков с уровнем транзакций выше среднего. С помощью автофильтров в сводную таблицу добавляется дополнительный уровень аналитики.
Рис. 12. Трюк по использованию автофильтра в сводной таблице
Совет 11. Преобразование наборов данных, отображаемых в сводных таблицах
Наилучший макет для исходных данных, преобразованных в сводную таблицу, — это табличный макет. Этому виду макета присущи следующие признаки: отсутствуют пустые строки либо столбцы, каждый столбец имеет заголовок, каждому полю соответствуют значения в каждой строке, а столбцы не содержат повторяющихся групп данных. На практике часто встречаются наборы данных, напоминающие то, что показано на рис. 13. Как видите, названия месяцев отображаются в строке вдоль верхнего края таблицы, выполняя двойную функцию — подписей столбцов и фактических данных. В сводной таблице, созданной на основе подобной таблицы, это приведет к тому, что придется управлять 12 полями, каждое из которых представляет отдельный месяц.
Рис. 13. Эту таблицу в матричном стиле следует преобразовать в табличный набор данных
Для устранения этой проблем можно воспользоваться в качестве промежуточного этапа сводной таблицей с несколькими консолидированными диапазонами (подробнее см. Сводная таблица на основе нескольких листов или диапазонов консолидации). Для преобразования набора данных, имеющего матричный стиль, в набор данных, более подходящий для создания сводных таблиц, выполните следующие действия.
Шаг 1. Объединение всех полей, не относящихся к области столбцов, в один столбец. Для создания сводных таблиц с несколькими консолидированными диапазонами следует создать единственный столбец размерности. В рассматриваемом примере все, что не относится к полю месяца, рассматривается как размерность. Поэтому поля Рынок сбыта и Описание услуги следует объединить в один столбец. Для объединения полей в один столбец просто введите формулу, которая выполняет конкатенацию этих двух полей, используя точку с запятой в качестве разделителя. Присвойте новому столбцу имя. Введенная формула отображается в строке формул (рис. 14).
Рис. 14. Результат конкатенации столбцов Рынок сбыта и Описание услуги
После создания конкатенированного столбца преобразуйте формулы в значения. Для этого выделите только что созданный столбец, нажмите Ctrl+C, после чего выполните команду Вставить -> Специальная вставка -> Значения. Теперь можно удалить столбцы Рынок сбыта и Описание услуги (рис. 15).
Рис. 15. Удалены столбцы Рынок сбыта и Описание услуги
Шаг 2. Создание сводной таблицы с несколькими диапазонами консолидации. Теперь нужно вызвать знакомый многим пользователям по предыдущим версиям Excel мастер сводных таблиц и диаграмм. Для вызова этого мастера нажмите комбинацию клавиш Alt+D+P. К сожалению, эта комбинация клавиш предназначена для англоязычной версии Excel 2013. В русскоязычной версии ей соответствует комбинация клавиш Alt+Д+Н. Но она по неизвестным мне причинам не работает. Тем не менее, можно вывести старый добрый мастер сводных таблиц на панель быстрого доступа, см. Использование мастера сводных таблиц. После запуска мастера установите переключатель В нескольких диапазонах консолидации. Кликните Далее. Установите переключатель Создать поля страницы и щелкните Далее. Определите рабочий диапазон и кликните Готово (подробнее см. Сводная таблица на основе нескольких листов или диапазонов консолидации). Вы создадите сводную таблицу (рис. 16).
Рис. 16. Сводная на основе нескольких диапазонов консолидации
Шаг 3. Дважды щелкните на пересечении строки и столбца в строке общих итогов. На этом этапе в вашем распоряжении окажется сводная таблица (рис. 16), включающая несколько диапазонов консолидации, которая является практически бесполезной. Выберите ячейку, находящуюся на пересечении строки и столбца общих итогов, и дважды щелкните на ней (в нашем примере это ячейка N88). Вы получите новый лист, структура которого напоминает структуру, показанную на рис. 17. Фактически этот лист представляет собой транспонированную версию исходных данных.
Рис. 17. Исходный набор данных был транспонирован
Шаг 4. Разбиение столбца Строка на отдельные поля. Осталось разбить столбец Строка на отдельные поля (вернуться к изначальной структуре). Добавьте один пустой столбец сразу же после столбца Строка. Выделите столбец А, а затем перейдите на вкладку ленты Данные и щелкните на кнопке Текст по столбцам. На экране появится диалоговое окно Мастер распределения текстов по столбцам. На первом шаге выберите переключатель С разделителями и щелкните на кнопке Далее. В следующем шаге выберите переключатель точка с запятой и щелкните Готово. Отформатируйте текст, добавьте заголовок и превратите исходные данные в таблицу путем нажатия Ctrl+T (рис. 18).
Рис. 18. Этот набор данных идеально подходит для создания сводной таблицы (сравните с рис. 13)
Совет 12. Включение двух числовых форматов в сводную таблицу
А теперь рассмотрим ситуацию, когда нормализованный набор данных затрудняет построение удобной для анализа сводной таблицы. Примером может служить показанная на рис. 19 таблица, которая включает два разных показателя для каждого рынка сбыта. Обратите внимание на столбец D, который идентифицирует показатель.
Рис. 19. Эта таблица включает несколько типов данных для одного поля из области значений
Несмотря на то что эта таблица может служить примером неплохого форматирования, не все так хорошо. Обратите внимание на то, что одни показатели должны отображаться в числовом формате, а другие — в процентном. Но в исходной базе данных поле Значение имеет тип Double. При создании сводной таблицы на основе набора данных невозможно присвоить два разных числовых формата одному полю Значение. Здесь действует простое правило: одно поле соответствует одному числовому формату. Попытка назначить числовой формат полю, которому был присвоен процентный формат, приведет к тому, что процентные значения превратятся в обычные числа, которые завершаются знаком процента (рис. 20).
Рис. 20. Каждому показателю можно присвоить только один числовой формат
Для решения этой проблемы применяется пользовательский числовой формат, который любое значение, большее 1,5, форматирует как число. Если же значение меньше 1,5, оно форматируется как процент. В диалоговом окне Формат ячеек выберите вкладку (все форматы) и в поле Тип введите следующую форматирующую строку (рис. 21): [>=1,5]$# ##0; [<1,5]0,0%
Рис. 21. Примените пользовательский числовой формат, в котором любые числа, меньшие 1,5, форматируются как проценты
Полученный результат показан на рис. 22. Как видите, теперь каждый показатель отформатирован корректно. Конечно, приведенный в этом совете рецепт не универсален. Скорее, он указывает направление, в котором стоит экспериментировать.
Рис. 22. Два числовых формата в одном поле данных!
Совет 13. Создание частотного распределения для сводной таблицы
Если вы когда-либо создавали частотные распределения с помощью функции ExcelЧастота, то, наверное, знаете, что это весьма непростая задача. Более того, после изменений диапазонов данных все приходится начинать сначала. В этом разделе вы научитесь создавать простые частотные распределения с помощью обычной сводной таблицы. Вначале создайте сводную таблицу, в области строк которой находятся данные. Обратите внимание на рис. 23, где в области строк находится поле Объем продаж.
Рис. 23. Поместите данные в область строк
Щелкните правой кнопкой мыши на любом значении в области строк и в контекстном меню выберите параметр Группировать. В диалоговом окне Группирование (рис. 24) определите значения параметров, определяющих начало, конец и шаг частотного распределения. Щелкните ОК.
Рис. 24. В диалоговом окне Группирование настройте параметры частотного распределения
Если в сводную таблицу добавить поле Заказчик (рис. 25), получим частотное распределение транзакций заказчиков относительно размера заказов (в долларах).
Рис. 25. Теперь в вашем распоряжении оказалось распределение транзакций заказчиков в соответствии с размерами заказов (в долларах)
Преимущество описанной методики заключается в том, что фильтр отчета сводной таблицы может применяться для интерактивной фильтрации данных, основанных на других столбцах, таких как Регион и Рынок сбыта. У пользователя также имеется возможность быстрой настройки интервалов частотного распределения путем щелчка правой кнопкой мыши на любом числе в области строк с последующим выбором параметра Группировать. Для наглядности представления может быть добавлена сводная диаграмма (рис. 26).
Рис. 26. Сводная диаграмма частотного распределения
Совет 14. Использование сводной таблицы для распределения набора данных по листам книги
Аналитикам часто приходится создавать различные отчеты сводных таблиц для каждого региона, рынка сбыта, менеджера и т.п. Выполнение этой задачи обычно подразумевает длительный процесс копирования сводной таблицы на новый лист и последующее изменение поля фильтра с учетом соответствующего региона и менеджера. Этот процесс выполняется вручную и повторяется для каждого вида анализа. Но вообще-то создание отдельных сводных таблиц можно поручить Excel. В результате применения параметра Отобразить страницы фильтра отчета автоматически создается отдельная сводная таблица для каждого элемента, находящегося в области полей фильтра. Для использования этой функции просто создайте сводную таблицу, включающую поле фильтра (рис. 27). Поместите курсор в любом месте сводной таблицы и на вкладке Анализ в группе команд Сводная таблица щелкните на раскрывающемся списке Параметры (рис. 28). Затем щелкните на кнопке Отобразить страницы фильтра отчета.
Рис. 27. Начните с создания сводной таблицы, которая содержит поле фильтра
Рис. 28. Щелкните на кнопке Отобразить страницы фильтра отчета
В появившемся диалоговом окне (рис. 29) можно выбрать поле фильтра, для которого будут созданы отдельные сводные таблицы. Выберите подходящее поле фильтра и щелкните ОК.
Рис. 29. Диалоговое окно Отображение страниц фильтра отчета
Для каждого элемента поля фильтра будет создана сводная таблица, помещенная на отдельный лист (рис. 30). Обратите внимание на то, что ярлычки листов называются так же, как и элементы поля фильтра. Учтите, что параметр Отобразить страницы фильтра может применяться к полям фильтра поочередно.
Рис. 30. Отдельная сводная таблица для каждого рынка сбыта
Совет 15. Использование сводной таблицы для распределения набора данных по отдельным книгам
В совете 14 мы воспользовались специальной опцией для разделения сводных таблиц по рынкам сбыта на разных листах рабочей книги. Если же вам нужно разделить исходные данные по разным рынкам сбыта в отдельных книгах, можно воспользоваться небольшим кодом VBA. Для начала поместите поле, на основе которого будет выполняться фильтрация, в область полей фильтра. Поместите поле Объем продаж в область значений (рис. 31). Предлагаемый код VBA поочередно выбирает каждый элемент ФИЛЬТРА и вызывает функцию Показать детали, создавая новый лист с данными. Затем этот лист сохраняется в новой рабочей книге
Рис. 31. Исходная сводная таблица
Код VBA.
Sub ExplodeTable()
Dim PvtItem As PivotItem
Dim PvtTable As PivotTable
Dim strfield As PivotField
‘Изменение переменных в соответствии со сценарием
ConststrFieldName = "Рынок сбыта" ‘<—Изменение имени поля
Const strTriggerRange = "A4" ‘<—Изменение диапазона триггера
‘Изменение названия сводной таблицы (при необходимости)
SetPvtTable = ActiveSheet.PivotTables("PivotTable1") ‘<—Изменение названия сводной
‘Циклический обход каждого элемента выделенного поля
For Each PvtItem In PvtTable.PivotFields(strFieldName).PivotItems
PvtTable.PivotFields(strFieldName).CurrentPage = PvtItem.Name
Range(strTriggerRange).ShowDetail = True
‘Присваивание имени временному листу
ActiveSheet.Name = "TempSheet"
‘Копирование данных в новую книгу и удаление временного листа
ActiveSheet.Cells.Copy
Workbooks.Add
ActiveSheet.Paste
Cells.EntireColumn.AutoFit
Application.DisplayAlerts = False
ActiveWorkbook.SaveAs _
Filename:=ThisWorkbook.Path & "\" & PvtItem.Name & ".xlsx"
ActiveWorkbook.Close
Sheets("Tempsheet").Delete
Application.DisplayAlerts = True
NextPvtItem
EndSub
Введите этот код в новый модуль VBA. Проверьте значения следующих констант и переменных и в случае необходимости измените их:
- Const strFieldName. Имя поля, используемого для разделения данных. Другими словами, это поле, которое помещается в область фильтра/страниц сводной таблицы.
- Const strTriggerRange. Ячейка триггера, в котором хранится единственное число из области данных сводной таблицы. В нашем случае ячейкой триггера является А4 (см. рис. 31).
В результате выполнения кода VBA данные для каждого рынка сбыта будут сохранены в отдельной книге.
[1] Заметка написана на основе книги Джелен, Александер. Сводные таблицы в Microsoft Excel 2013. Глава 14.
