Методы работы с базами данных в приложении Microsoft Excel
- Куклина Ирина Джониковна, учитель информатики
Разделы: Информатика
СОДЕРЖАНИЕ
1. Цель работы.
2. Теоретические положения.
2.1. Общие положения.
2.2. Списки Excel как база данных.
2.3. Проверка данных при вводе.
2.4. Сортировка данных.
2.5. Промежуточные итоги в базе данных.
2.6. Автофильтр.
2.7. Расширенный фильтр.
3. Порядок выполнения работы.
4. Контрольные вопросы.
5. Список рекомендуемой литературы.
Приложения.
Приложение 1. Технологические карты № 1, 2, 3 к лабораторным работам.
Приложение 2. Готовый файл со списком (документ Excel).
Приложение 3. Технология автоматизированного создания списков в Excel.
1. ЦЕЛЬ РАБОТЫ
Цели:
- повышение уровня понимания темы «Базы данных в приложении Microsoft Excel»;
- овладение специальными техническими умениями конструирования и использования реляционной базы данных на уровне их свободного использования;
- развитие навыков самостоятельной работы и способности применить полученные знания на практике при разработке собственной базы данных.
2. ТЕОРЕТИЧЕСКИЕ ПОЛОЖЕНИЯ
2.1. Общие положения
Базы данных как способ хранения и обработки различной информации играют в настоящее время огромную роль. В базах данных хранят сведения о клиентах, заказах, справочники адресов и телефонов, различного рода информацию о туристических агентствах и предлагаемых услугах и т. д.
Для учета данных о сотрудниках на предприятиях используют самые разнообразные методы. В одних организациях существуют журналы учета, куда информация вносится вручную, в других применяются классические базы данных для учета кадров, в третьих используются СУБД Access. Но в большинстве случаев на небольших предприятиях учет данных о сотрудниках ведется в электронных таблицах Microsoft Excel.
В предложенном пособии рассматриваются основные возможности, предоставляемые Excel, для работы с базами данных на примере списка «Сотрудники», который содержит информацию о работниках некоторого условного предприятия. Такая база данных удобна по следующим причинам:
- она обеспечивает удобный метод поиска информации о работнике (фамилия, имя, отчество, место проживания, телефон, должность, дата рождения и т. д.);
- с ее помощью можно выполнять различного рода анализ, например, определять структуру кадров;
- пользуясь хранящейся в ней информацией, можно быстро сформировать отчет.
2.2. Списки Excel как база данных
Приложение Microsoft Excel обладает богатыми встроенными средствами для обработки и анализа данных. Аналогом простой базы данных в Excel служить список.
Список — это группа строк таблицы, содержащая связанные данные.
Отличительной особенностью списка является то, что каждый его столбец содержит однотипные данные, например, перечень фамилий, дату рождения и т. д. (рис. 1).
Если провести аналогию между списком и табличной базой данных, то столбцы списка являются полями базы данных, а его строки — записями. Считается, что первая строка списка является его заголовком и содержит названия столбцов списка. Заголовок должен иметь на листе электронных таблиц горизонтальную ориентацию. Заголовки применяются Excel при составлении отчетов, а также при поиске и организации данных. Шрифт, размер шрифта, выравнивание и другие параметры форматирования, присвоенные заголовкам столбцов списка, должны отличаться от параметров, назначенных для строк данных. В списке не должно быть пустых строк и столбцов.
Рис. 1. Фрагмент списка «Сотрудники»
2.3. Проверка данных при вводе
Если с файлом работает сразу несколько пользователей, желательно контролировать тип вводимой ими информации и свести к минимуму ошибки ввода. В Excel выполнение подобных условий проверяется при помощи средства, которое называется проверкой ввода. Для этого надо:
- Выделить ячейки столбца, для которого устанавливается проверка ввода.
- На ленте Данные в группе Работа с данными выбрать команду Проверка данных.
- На вкладке Параметры в области Условие проверки выбрать Тип данных: Любое значение (используется для отмены проверки ввода), Целое число, Действительное, Список, Дата, Время, Длина текста и Другой (формат, для которого можно задать собственную формулу, например, «м» or «ж»). При выборе значения внизу окна появляются дополнительные поля для ввода условий или ограничений — например, минимального и максимального допустимого значения.
- На вкладке Сообщение для ввода можно установить флажок Отображать подсказку, если ячейка является текущей и ввести сообщение, чтобы оно появлялось на экране при выделении ячеек.
- На вкладке Сообщение об ошибке можно установить флажок Выводить сообщение об ошибке, чтобы задать тип сообщения об ошибке, которое появится при вводе в ячейку недопустимого значения.
2.4. Сортировка данных
Команда Сортировка позволяет переставить записи в другом порядке на основании значений одного или нескольких столбцов. Записи сортируются возрастанию/убыванию или по выбранному пользователю порядке (например, по дням недели).
Чтобы отсортировать список надо:
- Установить курсор в ячейку списка.
- Выполнить команду Сортировка на ленте Данные в группе Сортировка и Фильтр.
- В диалоговом окне Сортировка выбрать поле, по которому будет происходить сортировка; тип сортировки (по значению, цвет ячейки, цвет шрифта, значок ячейки) и порядок (по возрастанию, убыванию, настраиваемый).
Рис. 2. Создание пользовательского порядка сортировки
Примечание. Выбор настраиваемого порядка позволяет задать нестандартный порядок сортировки. Для этого надо в диалоговом окне Списки (рис. 2) выбрать НОВЫЙ СПИСОК, в поле Элементы списка ввести значения, образующие пользовательский порядок сортировки (например, АОП, ФЭО, ИВЦ, ИТО, МПО), после чего последовательно выбрать кнопки Добавить и ОК.
2.5. Промежуточные итоги в БД
Для организации списков используют команду Промежуточные итоги на ленте Данные в группе Структура, которая позволяет:
- упорядочить список посредством группировки записей с выводом промежуточных итогов, средних значений или другой вспомогательной информации;
- выводить итоговую сумму;
- отображать список в виде структуры, что позволяет разворачивать и сворачивать разделы с помощью щелчка мыши.
Перед вызовом команды Итоги список обязательно надо отсортировать по полю, которое будет использоваться для группировки.
Режим структуры, в котором оказывается список после выполнения команды Итоги, позволяет просматривать различные части списка с помощью кнопок, расположенных на левом поле (рис. 3).
Рис. 3. Просмотр списка в режиме структуры
Кнопки, расположенные в верхнем левом углу, определяют количество выводимых уровней данных. Кнопки со значками «+» и «-» предназначены для свертывания \ развертывания отельных групп.
Чтобы удалить промежуточный и окончательные итоги, надо повторно выполнить команду Промежуточные итоги, а затем щелкнуть по кнопке Убрать все.
2.6. Автофильтр
Отфильтровать список — значит показать только те записи, которые удовлетворяют заданному критерию.
Чтобы установить или убрать автофильтр надо на ленте Данные в группе Сортировка и фильтр выбрать команду Фильтр. После этого нажать кнопку со стрелкой возле названия какого-либо поля, чтобы раскрыть список его элементов и выбрать отображаемые значения или задать условие отбора. На экране появятся только те записи, которые отвечают заданному условию. В случае необходимости можно продолжить фильтрацию, нажимая кнопки со стрелками на других полях.
Показать все записи по отфильтрованному полю, не убирая фильтр, можно выбрав в списке фильтра критерий Снять фильтр с….
Показать все записи по всем полям, не убирая фильтр, команда Очистить.
Для данных разного типа существуют дополнительные автофильтры, которые находятся в списке критериев Текстовые фильтры, Числовые фильтры, Фильтры по дате и т.д.
Если выделить какое-то числовое поле (например, Возраст), а в списке критериев выбрать Числовые фильтры, то появится список дополнительных фильтров (рис. 4), которые позволяют:
- задать критерий в виде неравенства — критерии равно, не равно, больше, больше или равно, меньше, меньше или равно, между;
- вывести первые N значений — критерий Первые 10: после выбора в списке Числовых фильтров команду Первые 10…, необходимо в появившемся окне указать число значений (N), а также способ вычисления: количество элементов списка, % от количества элементов;
- определить условие по среднему значению в указанном столбце — критерии Выше среднего, Ниже среднего;
- самостоятельно задаваемый фильтр — критерий Настраиваемый фильтр.
Рис. 4. Дополнительные числовые фильтры
Настраиваемый фильтр позволяет задать критерии из одного или двух условий.
Простое условие состоит: из имени поля (атрибута); варианта условия (равно, не равно, больше, меньше, больше или равно, меньше или равно; начинается с, не начинается с, заканчивается на или не заканчивается на; содержит, не содержит); слова или числа для сравнения.
Сложное условие состоит из двух простых, соединенных союзами И или ИЛИ.
При написании значений в условиях сравнения в фильтрах можно использовать подстановочные знаки (Таблица 1).
Таблица 1
Подстановочные знаки
2.7. Расширенный фильтр
Расширенный фильтр позволяет сформировать более сложные условия, в том числе состоящие из более, чем двух условий.
Перед вызовом команды Расширенный фильтр, необходимо сформировать критерии. Для удобства лучше формировать критерии на отдельном листе (можно дать ему имя, например, Критерии) и давать критериям имена Кр1, Кр2 и т.д.
Основное правило: если критерии связаны между собой операцией И, то они должны располагаться в одной строке, а если ИЛИ, то в разных.
После формирования критерия, вызывают расширенный фильтр: на ленте Данные в группе Сортировка и фильтр команда Дополнительно.
Восстановить исходный список можно выбрав на ленте Данные в группе Сортировка и фильтр команду Очистить.
3. ПОРЯДОК ВЫПОЛНЕНИЯ РАБОТЫ
1. Ознакомиться с теоретическими положениями.
2. Получить файл с готовой базой данных у преподавателя или сформировать собственную базу данных для автоматизации любой предметной области человеческой деятельности (учет сотрудников на предприятии, отдел кадров, туристическое агентство, центр недвижимости, гостиница, магазин и т.д.).
Примечание. Технология создания базы данных конфигурации любой сложности и объема представлена в приложении 3. Заполнить базу данных правдоподобными непротиворечивыми данными.
3. Получить технологические карты (прил. 1). Технологическая карта — руководство, описывающее алгоритм деятельности по созданию базы данных, — последовательность действий, которые необходимо выполнить, чтобы создать авторский продукт.
4. Используя построенную модель базы данных, выполнить:
- сформировать структуру базы данных;
- сформировать итоги по одному или двум атрибутам;
- построить диаграмму;
- сформулировать и реализовать запросы на отбор данных с помощью автофильтра, при этом использовать простой автофильтр по значению и автофильтр с дополнительными критериями для данных разных типов (числовые, текстовые, дата / время), а также настраиваемый пользовательский автофильтр;
- сформулировать и реализовать запросы на поиск и отбор данных с помощью расширенного фильтра таким образом, чтобы созданные критерии содержали 2-3 условия, относящиеся, как минимум к двум различным полям, и среди критериев были вычисляемые.
5. Представить преподавателю отчет о проделанной работе в электронном или печатном виде. Работа рассчитана на 6 академических часов.
4. КОНТРОЛЬНЫЕ ВОПРОСЫ
- Для каких целей применяются электронные таблицы?
- Для чего необходимы базы данных?
- Какие возможности предоставляет программа Microsoft Excel для работы с базами данных?
- Что такое запись?
- Что такое поле?
- Что такое тип данных? Зачем необходимо указывать типы полей?
- Данные каких типов могут быть записаны в ячейку?
- Как установить проверку вводимых в список значений?
- Как записываются абсолютные и относительные адреса ячеек?
- Что такое сортировка? Как отсортировать список по двум и более ключам?
- Что такое фильтр?
- Какие виды фильтров вы знаете?
- В чем отличие сортировки списка от фильтрации списка?
- Что такое расширенный фильтр?
- Как сформировать критерий для расширенного фильтра?
5. СПИСОК РЕКОМЕНДУЕМОЙ ЛИТЕРАТУРЫ
