Как делать слайды в Powerpoint

1. Выбрать программу для презентаций

Подготовка презентации на компьютере начинается с определения программы для работы.

Выбор устанавливаемых и онлайн программ широк. Немного подробнее о «лидерах хит-парада»:

Microsoft PowerPoint

Если пользуетесь вордом на своем компьютере, то вероятность наличия PowerPoint близка к 100 процентам. Нужно только найти ее среди установленных программ.

LibreOffice Impress

Бесплатная в наборе LibreOffice. Используется реже, может быть не так современно выглядит, но никаких проблем с легальным использованием.

PowerPoint Online

Бесплатная упрощенная версия PowerPoint в облаке OneDrive.

Google Презентации

Совместима со стандартной версией PowerPoint. А значит, можно сохранять и загружать для работы презентации в формате .pptx

Дальнейшие инструкции будут к Microsoft PowerPoint. Однако основные особенности создания презентаций, наполнения материалом и действия по доработке подходят и пользователям других программ.

2. Создать и сохранить презентацию

Новая презентация создается автоматически при запуске. Выбрать подходящий фон или шаблон можно как на этом этапе, так и позже. Важно сразу же сохранить презентацию на компьютере с уникальным названием. Последовательность действий: «Файл — Сохранить как». При закрытии несохраненного документа программа напоминает об этой необходимости. Онлайн сохранение происходит обычно автоматически.

Классический вопрос первого этапа работы — как восстановить несохраненную презентацию. Не все потеряно, даже если сохранить забыли. Обычно программа делает резервную копию, и ее можно будет открыть.

Действия для восстановления: «Файл — Сведения — Управление презентацией — Восстановить несохраненные презентации». Для появления последнего документа в списке для восстановления может потребоваться перезапуск PowerPoint.

3. Сделать структуру презентации

Учет структуры поможет правильно организовать информацию на слайдах, публике легче понимать материал, а выступающему не сбиваться.

Структура эффективной презентации:

• Введение. Помогает сориентироваться участникам презентации. Один-четыре слайда с названием, целью, кратким содержанием и информацией о выступающем.
• Основная часть. Содержит смысловое содержание презентации, раскрывает заявленную тему в информационно, доказательном, отчетном виде.
• Резюме. Может еще раз кратко повторять самые важные моменты в виде выводов и рекомендаций.
• Заключение. Общепринятым завершением презентаций является слайд с благодарностью. Например, текст или картинка спасибо за внимание. Добавляют также контактные данные выступающего или организации, которую он представлял. Хорошо, если завершающие слайды будет оптимистическими, повышающими настроение участников или их уверенность в успехе.

Определить заголовки слайдов

• Быстро просмотреть все материалы, которые планируется использовать.
• Общие названия, а также заголовки глав, разделов и т.п. и могут стать заголовками слайдов, которые будут отражать все важные части презентации, идеи, выводы. Нужно записать эти названия, сделав основу слайд-шоу.
• Ручным или программным способом нужно рассортировать слайды в соответствии с ключевой идеей и логикой презентации.

Вручную — использовать небольшие листики (стикеры), так как их удобно будет передвигать, выстраивая логическую последовательность будущего содержания.

В компьютерных программах по созданию презентаций понадобится «Сортировщик слайдов»

Чтобы выделить слайд в презентации достаточно нажать на нужную миниатюру.

Сгруппировать слайды по разделам

В режиме сортировщика слайдов нужно создать разделы, переименовать их: введение, основная часть, резюме, заключение. Все слайды с заголовками распределить между разделами путем их выделения и перетягивания в соответствии с этапами презентации. Добавить отсутствующие слайды.

После создания структуры из заголовков и разделов можно изменить фон презентации и приступить к наполнению содержанием.

4. Добавить фон презентации

Если фон для презентации не выбран в самом начале, то теперь самое время его подготовить.

Определить, какой фон лучше использовать для презентации

Для выступления — темный фон и светлые буквы. Так лучше видно на экране и меньше устают глаза

Для печати — наоборот, светлый фон и темный шрифт.

5. Добавить информацию на слайды и обработать ее

Теперь раскройте содержание заголовков, добавляя информацию в «Текст слайда». Важно добавлять тот материал, который необходим и интересен для аудитории, исключая несущественное. Текстом информацию очень легко перегрузить, поэтому материал стоит максимально упрощать для лучшего понимания.

Выбрать шрифт

Какой шрифт использовать в презентации? — Размер шрифта на слайде — от 20 единиц (пунктов). Мелкий шрифт тяжело читать при демонстрации. Заголовки должны быть крупнее основного текстового материала. Оптимальные размеры задаются в шаблонах по умолчанию.

Легче воспринимается вариант шрифта без засечек (Sans serif), т.е. без небольших линий на концах букв.

Не рекомендуется использовать большое количество шрифтов, так как это создаст ощущение неоднородности информации. Написание заголовков и содержания может отличаться, но должно принадлежать одному семейству шрифтов.

Визуализировать информацию

Во время выступления информация в виде текста воспринимается с задержкой, так как необходимо время на ее чтение и понимание. Поэтому стоит максимально заменять текст визуальными материалами.

Для добавления объектов нужно использовать вкладку «Вставка».

Что можно вставить на слайд презентации:

• Таблицы Excel.
• Изображения. (Картинки анимированные и статичные, снимки, рисунки, фотографии).
• Иллюстрации в виде диаграмм, фигур и смарт-объектов.
• Ссылки. Переходы внутри презентации и гиперссылки на внешние источники.
• Мультимедиа (звук, видео и запись с экрана), а также flash.
• Текст.

Вставить картинку в слайд, а также другие объекты вставки можно и с помощью пиктограмм в рабочем поле. Все огрехи изображений очень заметны при демонстрации через проектор. Поэтому картинки для презентаций нужны хорошего качества и разрешения.

Видео и звук редактируются через «Воспроизведение». После добавления становится доступной вкладка «Формат», где можно применить различные эффекты.

Видео файлы стоит отредактировать, убрав ненужные части и сократив продолжительность. Чтобы не напугать участников громкими звуками музыки в презентации отрегулируйте уровень и длительность появления и угасания.

Делать анимацию в презентации можно, если хочется добавить больше эффектов, немного увеличить время демонстрации, повеселить участников и сделать акцент на информации.

Переходы между слайдами логично использовать при смене разделов.

Акцентировать внимание на важном

Все важные элементы и объекты на презентации нужно определенным образом располагать на слайдах, выделяя, регулируя их размер и не перегружая количеством.

Осторожно нужно пользоваться выделением текста. Варианты выделения: цвет, размер, курсив и т.д.

Короткие сообщения усиливают изображения. Их можно размещать под углом, особенно если это соответствует общему направлению содержания рисунка.

Сами изображения стоит откорректировать. Например,

• увеличить или уменьшить размер,
• удалить фон,
• изменить размер и прозрачность,
• обрезать картинку, избавив от лишних (ненужных) частей.

6. Просмотреть и отредактировать

Итоговый просмотр выявляет ошибки и прочие недоработки, которые редактируются. Просмотреть слайды в PowerPoint как слайд шоу можно с помощью сочетания клавиш:

• с первого слайда — F5,
• с выделенного слайда — сочетание Shift+F

Настройка демонстрации презентации — на вкладке «Слайд-шоу».

Во время презентации с использованием проектора заметки к слайдам не отображаются, а доступ к используемому компьютеру теоретически может быть затруднен. Поэтому нужно на всякий случай распечатать или сделать видео из презентации.